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采购员管理手册 PAGE 第PAGE 1页 共12页 采购员管理手册 文件编号： 生效时间： 制作： 审核： 核准： 前言 为使本公司采购部各项工作规范化、制度化，能在有序可循的情况下，使本部门各项工作协调统一，能有效降低公司成本，并加强采购部与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本工作手册。所有采购人员及相关人员均应以此为依据开展工作。 第一章 采购员的任职要求 第一节 采购员必备能力要求 一、成本控制意识与价值分析能力 采购支出是构成销售成本的主要部分，因此采购员必须具备成本控制意识。 对于供应商提供的报价单，应具备价值分析能力，能够对付款条件、交货时间等加以剖析评判。 二、市场预测能力 采购员应能依据各种产销资料，以及供应商态度，对采购价格、供求变化趋势进行预测。 三、语言、文字表达能力 无论使用语言还是文字与供应商沟通，都必须准确、清晰表达采购条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等内容，而且必须言简意赅，以提高工作效率，并能够以“动之以情、晓之以理”的方式来获取优惠的采购条件。 四、与各部门协调能力 1、与管理部门：提供市场信息作为经营决策依据。 2、与业务部门：根据营销目标制定采购计划，并提供成本估计作为销售价格参考。 3、与项目施工部门：应尽早了解施工原料需求，安排采购，并对任何数量时间的变化及时进行通知。 4、与财务部门：从订货开始到交货、请款、付款为止，都需要配合做财务处理。 五、专业知识能力 对经办产品需了解原料来源、组合过程、品质属性、使用范围等，有助于与供应商的沟通，并有可能主动开发新来源或替代品，进一步降低采购成本。 对供应商则要了解其实力、报价的合理性，实地考察供货能力，从而在与之沟通时具有谈判能力和计划能力，以同时保证价格和品质标准。 另外，英语的表达沟通、计算机网络的应用也是必不可少的。 第二节 采购员职责范围 一、采购工作职责 1、采购计划与需求确认：编制采购计划、金额预算，确认申购部门、内容。 2、供应商选择与管理：供应商的寻找、调查、评选、评估考核、奖罚。 3、采购数量控制：计算适当的采购数量，灵活运用数量策略。 4、采购品质控制：采购前规划、采购中监测、到货后检验，并对品质问题进行及时处理。 5、采购价格控制：价格的市场调查、分析，询价、报价单分析、议价。 6、交货期控制：采购前明确交货期，采购中催促交货、到货后执行相应奖惩，并对延迟交货进行处理。 7、采购合同管理：合同的拟定，签订、修改，回签归档保管，合同执行情况的核查。 8、采购资料管理：采购记录的设计、填写以及归档保存。 二、采购业务流程 1、收集信息：充分了解采购物料的品名、规格、品质，以及替代品相关资料，调查市场行情并收集供应商资料。 2、询价：选择询价对象，询问价格，整理报价资料，选择议价对象。 3、比价、议价：根据成本分析研拟底价，设定议价目标，与供应商议定采购条件，并综合考虑价格趋势，核对付款条件、比较交货期限。 4、评估：供应商的信誉、售后服务条件、供货能力及品质保证。 5、索样：索取样品并检验对比。 6、决定：选择适当的供应商，签订采购合同。 7、协调、沟通：跟进确认供应商是否能够按时交货，如遇无法按时交货则进行催交。 8、到货验收：品质、数量的验收，如有不符立即与供应商协商处理。 9、清理付款：核对手续是否完备，发票抬头、金额是否一致，确定财务方面是否有预付或是否需要扣款，通知财务进行清付。 第三节 采购员工作细节 一、5R原则 1、RIGHT TIME（适时）：及时供货，不发生停工待料，也不挤占库存、积压资金。 2、RIGHT QUALITY（适质）：符合项目施工的要求标准。 3、RIGHT QUANTITY（适量）：经济的采购数量，不会数量不足影响施工，也不会数量过多导致积压。 4、RIGHT PRICE（适价）：相对合理的成本，不会因价格过低影响品质、交期，也不会因价格过高导致利润率低，甚至竞争力下降以致失去市场。 多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。公司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。 比价：俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。 议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“