.. 文件控制程序.doc

PAGE PAGE 3 文件控制程序 1 目的： 对与两化融合管理体系有关的文件进行有效控制，确保相关部门及时得到和使用有效版本的文件，防止误用失效或作废的文件。 2 适用范围： 本程序适用于企业所有与两化融合管理体系相关文件、资料以及外来相关标准、法律法规的控制,不适用于其它类型文件的控制,如行政文件等。 3 职责： 3.1 最高管理者负责批准发布管理手册。 3.2 管理者代表负责审核管理手册。 3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.4 管理部负责组织对现有体系文件的定期评审。 3.5 各部门资料员负责本部门与负责两化融合管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4 工作程序: 4.1 管理文件的分类 4.1.1 第一层次文件：《管理手册》，由两化融合管理部门备案存档。 4.1.2 第二层次文件：《两化融合管理体系程序文件》 1.部门工作手册，作为各部门运行两化融合管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门管理记录文件等。由各相关部门自行保存并报两化融合管理部门备案存档； 2. 其他管理文件：可以是针对特定项目、部门编制的管理计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 4.1.3 第三层次文件： a.确保企业两化融合管理过程的有效策划、运行和控制所需的文件（包括操作规范、作业指导书、各类管理制度、计划、方案、报告等）。 b.证实企业两化融合符合要求和管理体系有效运行所需的记录。 c.与体系相关的各种外来文件。 4.2 文件编制 4.2.1 企业《管理手册》、《两化融合管理体系程序文件》由最高管理者授权，管理者代表组织有关人员负责编写，编审组审定，各相关部门传阅会签，最高管理者批准实施。 4.2.2 第三层次文件由使用部门负责编写，经各专业人员会审，管理者代表批准实施。如果使用部门关系到两个或两个以上职能部门的文件，由管理者代表授权编写小组编写。技术类文件由两化融合管理部门负责编写。 4.2.3 文件编号采用统一管理，由综合办公室负责。两化融合管理体系文件编号如下： 1、管理手册 企业名称代号—GS—版次，手册中各章以章节号区分。例如XX—GS—01，表示企业管理手册第一版。 2.管理记录 主要使用部门代号—管理手册中的文件章节号—记录编号。例如：RS—6.3—01，表示人事部在管理手册中第6.3章《人才保障》中的第1个管理记录文件。 3.各部门其他管理文件 部门代号—文件序号—年号。例如：YX—05—2000，表示营销部于2000 年发放的第5 号文件。 4.其它相关文件编号规则