第四章 书面沟通技巧.pptVIP

书面沟通技巧 书面沟通是沟通的一个重要组成部分，在一定程度上决定了沟通的有效性。 例：丰田的跨部门沟通 大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。 几个报告的回合，大部分问题已解决。 二OO六年三月某日，总经理给新来的总经理助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交总经办。总经理问曹小姐是否明白意思？她说完全明白，于是就去执行。 结果到了下午，事情出来了：到了规定的时间，技术部没有按时上交。总经理问曹小姐：你向技术部怎么传达的？曹小姐说，完全按正确的意思传达的。总经理又问为什么技术部没上交？曹小姐说技术部就是没上交，不知道为什么。 　　 总经理把曹小姐和技术部都召集到总经办会议室，问这个事情。技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了，为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？技术部负责人说，确实没有听到。 　　到底是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，说不清楚。 启示：办公人员在传达文件的时候，一定要严格按照ISO9001:2008的文件管理标准的要求，一定要有传达的书面函件，该签字的要求签字，该署名的要求署名。否则，出现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责任，同时还反映了管理水平的落后和管理方式的不足。 实例二 　　二OO六年三月某日，本公司外派维修的售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的规格型号然后发货，以保证准确性。 结果陈某讲自己干了三年多，都很熟，声称要节省传真费用，且客户很急，要求电话口头报告型号，售后服务部担当人员鉴于这种情况，就相信了陈某，按陈某说的型号发去了配件，结果发到现场后，型号错误，又要重发，造成出差费用、运输费用等的增加，更重要的是影响客户生产。 事后处理此事，陈某一口咬定自己当初报告的就是第二次发的正确型号；而售后服务担当人员则坚持陈某当初报告的就是第一次错误的型号。但是没有书面函件，该相信谁？最后因为双方都在明知公司规定的情况下，违反了书面沟通程序规定，造成了损失，都有责任，分别进行了处理。 启示：处理不是目的，目的保证正常的执行到位。光有相关书面沟通函件的要求还不行，关键是执行中要严格要求，如果不执行，结果还是会造成损失，耽误事情。不是双赢，而是双损。 从以上实例和分析可以看出：在企业经营管理实践中，书面沟通函件不但重要，而且必要，对企业来说，应当采纳执行并监督执行到位。 4.1 概述 文件拟定、审阅及传送通常花去企业中高层领导的大部分时间，书面沟通在沟通中占有非常大的比重，文书已经成为组织内部沟通你给的主要形式。 对组织内部而言，成立时需要拟定章程，制定规章制度，编制职务说明书等。 日常管理中需要制定年度、月度计划，还有许多商务交流。 对组织外部而言，财务报告、市场调研报告、对外的商务交往信件与函件等书面沟通形式已成为连接企业与其外部环境之间的纽带。 4.1.1 书面沟通的特点 1.书面沟通的主要特点 在组织管理中，书面沟通作为一种正式沟通形式，通常表现为大量文书工作，主要具有以下5个特点。 （1）书面沟通的信息可以长期保存。 （2）可以促使信息发送者对自己要表达的东西进行更加认真的思考，使其更加条理化。 （3）书面沟通是一种多样性的有形展示。 （4）耗时较长。 （5）不能及时提供反馈信息。 与口头语言相比，书面语言要稳定得多。例如，现在人们形容一个人、一个企业或产品很有市场时，口语中常说“火”字，但在20世纪80年代以前人们很少这样说。(PK,DIY，酷毙） 这说明口头语言的变化是非常快的。相比之下，书面语言则要稳定得多，如几百年以前的文献现代人也能够看得懂。书面语言落笔为证，具有唯一性和比较强的稳定性，因此无论在法律上还是在其他用途方面都具有比较强的权威性。 如果在不同的场合与不同的人进行口头交流，即使一个记忆力非常好的人也很难做到每一次的交流都是完全相同的，而书面沟通可以给每一个人完全相同的信息。 所以在商务活动中，与外部的各种契约合同和内部管理的各种材料大多采取书面的形式。 2.书面沟通的优点与障碍 （1）书面沟通的优点 ①可以是正式的或非正式的，可长可短。 ②可以使写作人能够从容地表达自己的意思。 ③词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到