文件和資料控制程序.docVIP

1.目的： 对质量管理体系以及环境管理体系的有关文件和资料（含电子媒体）进行控制，确保文件的规范性，同时保证所有文件和资料都是受控的有效文件和资料。 2.适用范围： 适用于本公司的质量体系、环境管理体系文件和资料、电子媒体管理的控制。 3.引用文件： 3.1 ISO9002/4.2文件要求 3.2 ISO14001/4.4.5文件控制 3.3《管理手册》第5.4章节 4.职责： 4.1 总经理负责手册和体系文件的批准，以及对电子媒体使用权的批准，并负责公司行政发文内容的签发，必要时由总经理呈报董事长批准签发。此外，负责对相关收文的批示。 4.2 行政部负责公司行政发文的起草、核稿，负责对相关收文的传阅批示，以及对相关部门所起草的发文进行核稿。 4.3 行政部负责对公司综合性文件的审核、分发、保管，并负责对其保密情况予以监督、管理。 4.4 管理者代表负责组织手册和程序文件的编制、修订。 4.5 各部门负责对其责任范围内文件的编制、批准、并负责对其所使用的电子媒体进行管理。 5.程序要求： 5.1 文件的编制与审核 5.1.1 所有行政文件的拟稿都必须使用规范的文稿纸。 5.1.2 公司行政文件发文由总经理制订内容，行政部经理起草。 5.1.3 部门行政文件由各相关部门组织编写，部门经理对所写文件负责，拟稿人在文稿中的“作成”栏上签名，并注明所在部门，如需其他部门会签，则相关部门经理在会签栏中签上姓名、日期。 5.1.4 所有公司行政文件由行政部经理审核，以确保行文的规范和质量、文件的密级、主题词等。 5.1.5 《管理手册》和《程序文件》由管理者代表组织各相关部门人员编写，相关部门经理会签，管理者代表审核。其他质量和环境体系文件由部门经理指定专人编写。 5.1.6 电子媒体的编制由公关部提出申请，并提供资料。 5.2 批准 5.2.1 行政文件审核后，送总经理或受权的副总经理批准，并由批准人签上姓名、意见和签发日期，必要时呈董事长签发。 5.2.2 电子媒体的使用，由使用部门提出申请，部门经理签字，经行政部审核后，报总经理批准。 5.2.3 公司质量体系和环境管理体系手册、程序文件由总经理批准，部门体系文件由编制该文件的部门经理批准。 5.3 文件编号 5.3.1 行政文件，以“XXXXXXXX有限公司公司”发文的，编号方法为XXXX（YYYY）XXX号；其中Y表示年份，X表示顺序号。 5.3.2 行政部对行政文件统一编号、登记，并对其他公函进行登记。 5.3.3 对电子邮件进行编号，方法为取年份及日期后加顺序号。 5.3.4 管理手册和程序文件按附表“文件编号办法”编号。 5.3.5 其他体系文件由各部门按“文件编号办法”编号。 5.4 文件的文印、发放及接收。 5.4.1 行政文件的文印、发放。 1）文件编号后交打字员打印，打印完毕后交文件起草人校对，并由校对人签名。 2）文件打印完毕后，送至行政部盖章。 3）行政部负责行政文件的发放、登记，发放范围由拟稿部门提出，行政部统一发放。 4）密级文件应在每份文件上标注顺序号，发放时要通过机要交通传递，以便追查。 5）文件从起草、审核、签发、文印、印章，直至发放稿要严密遵守保密制度，确保文件不泄密。 5.4.2 体系文件和资料的发放与接收 1）体系文件由行政部负责发放，发放时填写“文件发放/回收登记表”，由领用人签收。 2）收到其他部门发放体系文件和资料，各部门领用人在“文件接收登记本”上登记。 5.4.3 电子媒体中的电子邮件发送及接收填写电子邮件发送、接收登记，经手人签字，收到电子邮件的部门或个人，由相应接收人签字。 5.5文件和资料的管理 5.5.1 行政文件的管理 1）行政文件一经批准生效后，其原稿及备份由行政部收集、存档。 2）对失效和作废的文件，行政部在原发文登记上标注并按原发文范围及时通知有关部门，各部门接到通知后，应立即登记，并对失效和作废文件做好标识，加作废章，并通知文件使用人。 3）行政文件一经下发，在没有宣布失效或作废以前，不得进行更改。 5.5.2 外来文件的管理 1）外来文件的来源 a.上级或有关部门制发的对本公司有关的法律及文件。 b.本公司工作人员参加各类会议带回的文件资料。 c.顾客提供的标准及相关资料. 2）本公司工作人员参加各类会议带回的文件资料，必须及时将原件交送行政部，由行政部登记在“外来文件登记表”上。 3）行政部及时对外来文件进行拟办，呈办有关领导阅示，并转交有关部门办理。领导应及时阅示的文件，不能搁置。 4）引用文件方法 a.原文转发 b.根据原文精神，结合本公司工作需要，编写实施方案。