文件与记录控制程序.docVIP

陕西建工安装集团有限公司 QB/SAN1001-2015 文件与记录控制程序 1、目的 对与集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系相关的文件和记录进行有效控制，为一体化管理体系有效运行和产品符合要求提供客观的证据，特制定本程序。 2、适用范围 适用于集团公司内部质量、环境、职业健康安全管理体系文件和外来文件的控制以及产品实现过程控制所需记录文件的管理。 3、职责 3.1 集团公司办公室制定并组织贯彻实施本程序，按《体系》要求进行监督和检查控制;必要时提出对本程序评审和修订。 3.2质量部负责《质量、环境和职业健康安全管理手册》的发放、修订和换版控制工作；负责程序文件的发放、更改审核和换版控制工作。 3.3 各职能部门负责职责范围内程序文件的编制、修订工作；负责第三层次相关支持性文件的编制、修订和管理控制工作，以及对相关外来文件的识别、评审、更新和管理控制工作；相关部门和司属各单位、各项目部负责一体化管理体系运行记录及产品实现过程记录的保存、归档。 4、工作程序 4.1 文件与记录的类别 集团公司发布或与外部交流的有意义的信息和数据称为文件。 4.1.1受控文件的范围:与集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系相关的文件称之为受控文件，具体包括有： 1）引用文件：适用的外来文件,包括：与产品要求和集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的国家法律、法规、标准；行业、地方标准、规范、规程、条例、办法；顾客及相关方提供的设计图纸、技术证明书及有关文件资料。； 2）管理手册：《质量、环境和职业健康安全管理手册》； 3）程序文件：质量、环境和职业安全健康管理体系程序文件； 4）支持性文件：支持性管理制度(办法)、技术文件，环境、职业健康安全管理方案(措施)； 5）合同文件：建设工程施工合同、产品加工合同、分包合同、采购合同； 6）施工文件：施工组织设计、施工方案、项目质量计划、施工图纸、设计变更洽商、工程会议纪要、工程监理通知、政府(社会)监督部门通知(通告)等； 4.1.2非受控文件:受控文件以外的其它文件属于非受控文件,按集团公司文件处理办法的规定实施管理。 4.1.3记录类别 对一体化管理和施工过程以及施工中涉及的产品、材料的可追溯性提供的支持性信息称为记录。记录包括一体化管理体系运行记录；产品有关记录；其他相关记录。 4.1.4记录标识与填写 1）产品记录表格采用国家、行业、地方标准规定的表格及集团公司制定的补充表格；一体化管理体系运行记录采用各程序文件规定的表格（B1001-01），均以名称和编号作为标识；其他记录不做规定。 2）记录填写应做到内容真实、项目完整、数据准确、字迹清晰、卷面整洁、符合法定计量单位，不得涂改。 3）记录应严格履行签章制度，由规定人员及时签字∕加盖公章，不得由他人代签。 4）记录应及时填写，要与过程活动同步，并具有可追溯性。 4.1.5记录收集与编目 记录应及时收集并分类编制目录清单（B1001-02），以便于检索。当记录发生转移时，应按《文件控制程序》的规定做好发送记录。 1) 工程产品记录由项目经理部质量员按照QB/SAN2360《工程技术资料整编的一般规定》中的要求进行分类、分卷编目。工业加工产品记录的编目由生产车间参照前述规定进行。 2) 一体化管理体系运行记录，由各职能部门专管人员负责收集、保存，按运行活动内容进行分类编目，以供数据分析并作为体系有效运行的证据。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1文件编审一般规定:文件编写完成后由编写部门填写“公文拟稿审批表”，交有关人员审批，如文件涉及多个部门，应由有关部门会签;经集团公司主管领导批准后实施打印、发文。 4.2.2文件编审权限: 1)《质量、环境和职业健康安全管理手册》由集团公司组织有关部门/人员编制,管理者代表审核,集团公司总经理批准。 2）程序文件由各职能部室编制，部门负责人审核，管理者代表批准。 3）支持性文件由相关职能部室编制，部门负责人审核，部门主管领导批准；集团公司环境、职业健康安全管理方案分别由生产管理部、安全部制定，集团公司主管副经理批准。 4）施工组织设计、重大施工方案由项目经理组织编制，工程公司技术质量部门审核，工程公司总工批准；一般施工方案由项目部技术人员编制，项目部技术负责人审核，项目经理批准；项目质量计划由项目技术负责人组织编制，项目经理批准。 4.3 文件编号 执行集团公司《公文处理办法》。 4.4 文件标识 4.4.1 受控文件以文件编号、发放号和加盖“受控” 4.4.2 对于无法加盖“受控”章的受控文件，如法律、法规、规范、标准、合同文本