电子文件命名方式、移交要求及照片档案组卷方法.docVIP

浙能萧山发电厂天然气热电联产工程 竣工档案电子文件命名方式及移交要求 竣工档案数字化登记备份工作是省档案局和能源集团的要求，也是档案发展的必然趋势。 数字化登记备份范围：项目申报文件、设计基础材料、项目管理文件、竣工图、竣工验收文件、竣工资料、声像材料及其它在建设项目中形成的具有长远保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的档案。 竣工档案电子文件与纸质档案为一体化项目，谁主管谁负责。大致如下： 业主：前期、过程管理、试运行、部分设备资料等 设计院：初步设计、施工图、竣工图等 承包单位：工程竣工资料 监理：监理资料 重要主设备：生产厂家 PAGE PAGE 3 电子化要求 以光盘、U盘或硬盘介质移交 光盘名称：移交单位名称命名，如： 光盘内一个单位工程建一个文件夹，以单位工程命名，如图1： 图1 以“主厂房地下结构”单位工程为例说明如下： 如果 单位工程共四卷，每个文件夹以档案号命，如图2。图3则为案卷 的扫描文件或其它形式的电子文件，卷内电子文件也以档案号命名。 图2 图3 图1：共移交4卷，刻成1张光盘。每卷建立一个文件夹，以档案号命名。每个文件夹内容见图2，即为扫描后（或其它形式电子化）的文件，根据卷内目录的条目以档案号和序号命名。 此文件夹为案卷目录、卷内目录、照片（见图4），照片文件夹内的目录见图5。“照片说明”见下表： 图4 图5 浙能萧山发电厂热电联产工程照片档案投档说明 档案号 7001791Z001 单位工程名称 #5机主厂房地下结构工程 总 说 明 本工程基础为天然基岩地基，基础区域0~11轴交A~D列，±0.00m相当于85国家高程4.30m。汽机房独立基础基底标高主要为-5.3m，-4.0m，除氧煤仓间除9~11轴\D列3座基础为桩基承台，其余均为独立基础，底标高以-4.00m和 分 说 明 01、主厂房基坑爆破开挖 02、主厂房除氧煤仓间9-11轴钢筋安装 03、主厂房除氧煤仓间8-9轴模板安装 04、除氧煤仓间基础承台浇筑完成后，防腐涂料涂刷完成 拍摄日期 2008.12～2009.5 拍摄地点 主厂房基础施工现场 摄 影 人 张叶伟 责 任 者 王海群 照片张数 4张 备 注 无 照片档案以一个单位工程为一个单元，编写总说明和分说明。 总说明的字数一般不超过100个汉字，说明中要包括揭示照片所反映的全部信息：即照片反映的事由；所拍摄单位工程的时间、地点、位置、发展阶段、摄影者；被摄影的对象的名称或人物姓名、身份；对记录主题具有一定的背景介绍。 分说明的字数一般不超过60个汉字。