IT软硬件、服务采购管理规定(总部)(1).docVIP

北京华福工程有限公司― 信息技术中心 北京华福工程有限公司― 信息技术中心 北京华福工程有限公司（总部） IT软硬件、服务采购管理规定 目的 为规范公司IT软硬件采购工作，有效地控制采购成本，保证设备、服务质量，特编订本制度。 范围 适用于公司总部IT固定资产（台式机、笔记本电脑、显示器、网络设备、服务器、打印机、复印机、绘图仪、扫描仪、电话设备、机房外设、投影仪、视频会议设备、UPS、视频监控、门禁系统、电视机、LED、数码相机等），及相关配件（CPU、主板、显卡、内存、硬盘、电源、鼠标、键盘、插线板、电话机、移动硬盘、U盘、光驱、刻录机、激光笔、录音笔等）、耗材（墨盒、硒鼓等）的购置，计算机软件购置及升级，及相关服务（邮箱、域名、网站空间、数据专线、电话专线、硬件维护服务等）的购置、租用管理。 引用文件 《IT物资管理规定》 《IT供应商管理规定》 采购计划 1、总部各部室每年底编制下一年度本部室《年度IT软硬件采购计划》，填写软硬件名称、数量、预算费用，并详细说明、用途，由部室主任/部长签字后送信息技术中心审核，由信息技术中心将公司《年度IT软硬件采购计划》整理并统一上报公司领导审批后发布。 2、总部各部室可根据实际情况，每季度初对《年度IT软硬件采购计划》进行修订，重点说明修订内容及原因，由部室主任/部长签字后送信息技术中心，信息技术中心审核后统一上报公司领导审批后发布。 3、总部EPC项目的IT采购，在项目开始时，需由项目经理组织，项目组相关人员与项目IT支持工程师一起编制项目IT方案和预算，现场经理、项目费控经理/工程师、项目经理、信息技术中心主任审核后，项目主管副总经理审批后发布。 IT软硬件购置申请 1、总部软硬件购置申请 总部各部室的IT设备、软件、配件/耗材申请从公司运营管理系统 — IT管理 — IT资产购置申请 — 总部，填写相应的申请单，《设备购置申请》、《软件购置\升级申请》、《配件/耗材购置申请》，按申请表流程进行申请。 2、项目硬件购置申请 3.1 总部各项目组设备申请从公司运营管理系统 — IT管理 — IT资产购置申请 — 项目，填写《设备购置申请》，按申请表流程进行申请。 3.2 项目现场配件/耗材申请可从公司内网下载中心-IT表格中，下载《IT配件/耗材购置申请表（项目现场）》，按申请表流程申请购买。 其他IT费用申请 1、IT设施租用申请 1.1总部租用的IT设施所发生的费用，包括：Internet上网专线租费、电话专线租费、邮箱租费、域名租费、外部网站空间租费等，由总部信息技术中心网络工程师从公司运营管理系统 — IT管理 — IT资产购置申请 — 总部，填写《资源租用申请》，按申请表流程进行申请。 2、其他服务申请 2.1 总公司设备维修、维护服务，由信息技术中心IT工程师从公司运营管理系统 — IT管理 — IT资产购置申请 — 总部，填写《IT设备维修\服务申请》，详细填写维修设备名称、故障及所需费用，按申请单流程上报领导审批并办理。 2.2项目现场设备维修、维护服务，由现场相关负责人员从公司内网下载中心-IT表格中，下载填写《设备维修\服务申请表（项目现场）》，详细填写维修设备名称、故障及所需费用，按申请单流程审批并办理。 IT设备、配件、耗材采购 设备采购申请审批完毕后，申请表交至信息技术中心采购员处，由信息技术中心统一进行选商、合同签订及采购工作，采购方式按照不同的情况采用招投标、询比价、独家谈判或直接采购方式。 询价供应商选择 由供应商管理员按照所采购的设备类型、要求等要素，从供应商库中选择至少3家符合要求的供应商（非独家代理或厂商），并确定采购方式，填写《IT采购询价供应商表》，签字后交IT专业组主管签字及信息技术中心主任签字确认，主管副总经理审批。 招投标 2.1 对于技术、服务要求高、金额大于50万，或有其他要求的IT设备购置，非独家供货的 IT设备购置，采用邀请招投标的方式进行。通用设备必须参考京东商城实时价格。 2.2 采购管理员向所选择的询价供应商发出招标文件，并在规定时间内收回整理供应商返回的投标报价文件； 2.3 由采购管理员组织评标会，参会人员：信息技术中心主任、信息技术中心硬件组主管或网络系统组主管、采购部人员、计划控制部人员、法务部人员、供应商人员、对供应商返回的投标报价文件进行评标、决标并选商，采购管理员填写《IT采购评审会议纪要》，参会人员签字； 2.4 如所有供应商报价都没有达到要求，采购管理员组织供应商重新进行报价，重新召开评标会，直至报价符合要求，每次会议需采购管理员填写《IT采购评审会议纪要》，参会人员签字； 2.5 采购管理员填写《IT采购决标、选商表》，相关领导签字后进入后续流程。 询比价 3.1对于金额小于50