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 第八章 会前筹备 会议的含义 会议 （1）有组织有领导地商议事情的集会。 （2）一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。 （3）网络用语，指一种软件，能使许多用户参加进去，以半公开书面形式交谈，这种交谈可以是实时的（如在IRC频道中）也可以是非实时的(如在Usenet新闻组中）。  第一节 准备会议方案 应注意掌握拟订会议筹备方案的技巧和主要内容，要对会议筹备方案的10项内容有全面的了解，并会根据给定的情况具体设计筹备方案。 掌握会务机构分工的方法，了解会议的策划方案与筹备方案的区别，学会安排主席台的座次和检查会议的筹备情况，掌握远程会议筹备方案的内容。 会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 1、按人数分类按开会目的分类 2、按开会方式分类 3、按开会目的分类  （1）会议的主题与议题。 （2）会议的名称。 （3）会议的时间 （4）会议的地点 （5）会议的议程、日程 （6）会议出席人员的范围 （7）会议的经费预算 （8）会议信息的发布 （9）会议的食宿安排 （10）其他 会议的主题与议题 会议议题，通常也就是指会议所讨论的内容、中心、主题。 会议议题一般是对某一件事或某一种活动开展一次有针对性的会议，围绕这件事进行讨论研究。 会议的名称 会议的名称主要是由会议的主题和议题来确定，并用确切、规范的文字表达出来，便于会议通知等工作的继续。 会议的时间 在确定会议的时间时，主要要注意一下几个方面： （1）主要领导人、嘉宾是否能够出席 （2）由会议内容的轻重缓急程度来安排会议时间 （3）会议不能与国家的重要节日想冲 会议的地点 （一）会议地点选择的要求 （二）会议场地选择的工作程序  会议的议程、日程 会议议程的内容  会议议程的制定程序  会议日程的内容  会议日程的编制方法 会议的经费预算 经费预算主要包括： 场地的费用 交通费用 食宿费用 资料费用 人工费用 其他费用 会议信息的发布 会议信息的内容 会议信息的类型 发布会议信息的工作程序  注意事项  会议的食宿安排 1、会议餐饮的常识 2、安排会议餐饮  影响会议的因素 案例一 会议准备 某企业准备召开新品订货会，参加的有本单位和外单位人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书洪小姐。会议召开的时间是10月10日上午10点整，而资料放映时间是10点20分。洪小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在10日上午9点50分必须准时把放映机送到。10日上午，会议开幕前，该企业的秘书们正在紧张地做着最后准备工作。洪小姐一看表已经9点55分了，放映机还没送到，马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾陆续进场，洪小姐心急如焚…… 问题： 1、假如你是洪小姐，对接下去可能发生的各种情况，应如何处理? 2、假如放映机在10点15分还未送到，你会马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？ 3、召开大型会议，各种准备工作，应提前多少时间安排? 4、有人说，会议上要用到的各种东西最好公司都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为如何？ 谢谢 * * 一、拟定会议的筹备方案 3、会议餐饮的类型和标准  *