费用支出管理制度.docVIP

文件名 费用支出管理制度 编制单位 财务管理中心 文件编号 WHCW2010-003 受控状态 受控 等级 公开 版本 第一版 1．目的 为了规范公司财务管理，提高经济效益，控制费用开支，本着精打细算、勤俭节约的原则，特制订以下管理制度。 2．适用范围 公司所有部门。 3．借款的审批 3.1出差人员借款，应先到财务中心领取“借款凭证”，填写凭证后，先经部门经理同意，部门中心副总领导批准，最后由财务中心审核后，经总经理签批予以借款。前次借支出差返回，时间超过三天无故而未报销者，不得再次借款（即“前账不清，后账不借”原则）。 3.2一般情况下个人因私不允许借款，个人因私借款者，填写“借款凭证”后，一律经总经理签批，经财务中心副总审核批准后，予以借支。凡职工借用公款者，原借款未还清前不得再借。 3.3各部门（如食堂、供应部、销售部等）如需备用金，先填写“借款凭证”，经部门中心副总同意，总经理签批后方能借支。 3.4备用金专款专用，专人管理，每月必须清理结算一次，在月末如无特殊原因，必须结算还款，特殊情况需通知财务部门，否则不允许再借款。 4.费用的报销 4.1各项费用的支出，原则上是原始凭证，必须按照制度要求，索取正规发票（财政监制、税务监制）及其他专用发票，不能用白条报账，发票数字无涂改，大小写无误。未能取得原始凭证者，经手人须填写费用报销单，需有经手人、主管领导、部门中心副总审批，经总经理签字，会计审核无误后到出纳报账。 4.2费用开支计划 4.2.1公司各部门的每月费用开支计划，应根据情况需要在月底工作计划制定本单位费用开支计划，由财务中心汇总、审核，经公司办公会或总经理审批，即为公司当月的费用开支计划，并下达各部门费用开支指标。 4.2.2公司同时授予各部门中心副总对计划内费用开支的审批权。 4.2.3公司费用计划当有弹性，并根据事实情况调整或变更授权。 5．审批权限及程序 5.1公司费用开支计划内审批程序 5.1.1费用当事人（部门）申请 5.1.2部门经理审核确认 5.1.3财务中心审核 5.1.4授权分管中心副总或总经理审批 5.2公司计划外开支，一律经报总经理签批。 6．行政费用管理 6.1办公用品及低值易耗品集中采购报销。 6.2行政部根据各部门计划上报供应部，由供应部统一采购。办公用品及低值易耗品采购后的出入库及领用，均按照财务中心下发的物品出入库管理制度执行。 6.3各部门急需或特殊的办公用品，经总经理批准，可以自行（报供应部）购买，但出入库手续同上。 7．车辆的使用费用报销 7.1车辆的使用费用包括汽油费、维修费、过桥费、停车费、驾驶员的补贴。 7.2行政部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，由行政部制定费用开支计划。 7.3加油应在公司制定地点。外出途中需加油，在报账时，加油发票后注明“到**地方出差，证明人签字、随车人签字”。 7.4司机外出发生的过桥费在回公司后，发票附差旅费报销单后，予以报销。 8．差旅费管理 8.1办理程序 8.1.1凡是因工作需要出差的人员必须事先填写“出差申请单”注明出差地点、是有、天数、所需资金，经由部门负责人申请，部门中心副总签批方可出差。 8.1.2出差借款按照本制度第3.1项执行。 8.1.3出差人员返回公司应按照规定三日内到财务报账、还款（冲账）。报账结欠公司部分款或出差返回未办理报销手续的人员欠款，财务中心有权在当月工资中扣除。 8.1.4根据出差人员事先整理好的报销单据，由财务中心对其单据进行全面审核，审核无误后，再按照出差天数填上出差补助，经部门中心副总签批、总经理批准后才能报销。 8.1.5出差人员应按照最简便快捷的线路乘坐车辆，不得绕道。出差期间经总经理批准的顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕道支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。另有特殊情况需经总经理批准，方能报销。 8.1.6外埠人员在公司工作，除了春节（年假）的往返各种车船费实报实销（凭车船票报销）外，其他时间的往返费用自理。 8.2差旅费补助按照“差旅费的补助报销标准”执行。 9．业务招待费 9.1销售人员的业务招待费，由唐山办事处拟写招待费的开支标准，经总经理审批后，报公司财务中心备案执行。 9.2一般性业务招待费：指相关部门来访或者临时指导协助公司工作（唐山办事处临时到公司办理相关业务），一般在公司食堂招待。各部门需要招待客人时，部门领导向行政部申请填写招待申请，写清人数、单位和具体事项，行政部具体负责安排。（行政部负责编写招待费用标准，经总经理审批后，报财务中心备案执行，）按照行政部的招待费管理规定执行。 9.3省市领导及行政事业等相关职能单位的招待费开支，由各部门中心副