会议管理培训.pptx

会议管理培训前 言在许多人看来，开会是一件不愿做而又不得不做之事。我们常有这样的看法：“哦不，不要再开会了！开会浪费时间……”开会没有结果不理想，或没有结果。一个企业固定的会议有哪些？第一章 开会的重要性一、为什么要开会？1、解决问题最有效的方式2、交流信息的最佳方式3、激发创造性4、波纹效应开会能直接影响群体成员的归属感影响他们对决策的参与程度影响他们的团队工作效果和个人工作成绩第一章 开会的重要性结 论1、群体的整体力量总是大于其各个部分力量2、一个群体能够集体开发出成员个人所不能得到的问题解决方案。第一章 开会的重要性二、开会对我们的影响1、心理上的原因：群体感和团队感的需要信任感和归属感的需要摆脱孤独、减轻压力和增强责任感的需要甚至是推卸责任的需要2、开会可以使他人参与问题解决和决策要让某人接受和支持一个问题解决方案，让他参与该方案的开发和选择过程是最有效的方法。结论：社会生活的相互依存性的结果第一章 开会的重要性三、判断会议成功的方法1、看会议的结果是否达到预期目的、完成了什么任务、解决了什么问题、作出什么决策、方案或决策有无创新、会议的结果直接影响着组织或群体的动作影响着组织或群体实现任务目标的能力2、看会议的过程问题是怎么样解决的、决策是如何做出的、开会愉快有意思嘛、是集思广益还是一言堂、你得到激励或鞭策了嘛、人们对会议的感觉如何、大家是机会均等地参与会议还是某个人操纵会议、第二章 开会的误区一、多头怪物综合症现象：大家同时都朝各自的方向用力，各说各话，各行其是。案例：在某个城市，一个家长教师联谊会会议正在举行。联谊会主席首先发言：晚上好！校长今天给我打电话，说因为脱不开身，不能参加今晚的会议了，但他要求我们提一提本校存在哪些问题，并列成一单子，谁先提？布朗夫人提出一个问题：楼道打架问题。埃略特夫人接话：我想要解决这个问题就要增加监管老师。琼斯先生嘲讽地说：去年他们就试过这种方法，没有用。埃略特夫人生气地说：我想这个做法可行，他们试的时间太短。布朗夫人又提出一个问题：校园里有人吸毒。弗兰克夫人突然插入：就在上个星期，我儿子约翰回家时满鼻子都是血。…...第二章 开会的误区避免的方法：1、一个时间只谈一件事2、区分“什么”与“如何”“什么”是内容，问题、话题、议项“如何”是过程，方式、方法、程序列举、评价和解决是过程列举的问题、做出的评价和解决的方案是内容结论：开会时，组织必须在共同内容和共同过程上取得一致，否则就会受到多头怪物综合症的侵扰。第二章 开会的误区二、群体攻击综合症现象：1、“交通拥挤”2、提出的建议受到他人的攻击避免方法：会议需要“交通警”：多于四到五人的会议需要会议的引导者，由他来维护一个开放而平衡的会场环境，保护每个人及其言论不受人身攻击第二章 开会的误区三、不明确自己的角色现象：“是你作决定还是我们表决？”、“你是专家我还要提意见嘛？”、“会议议题引导者是谁？”、“怎么突然变主题了，不是应该先解决那件事嘛？”四、其它开会问题的现象信息超载：一时间脑子里要记的东西太多，记不住，过后就忘记了。车轱辘话一再重复：说过的东西一遍又一遍的再说。目的与期望不分：为什么开会？会上大家应该作什么？权力问题悬而未决：我们有权力作这项决定吗？回避问题：一切都很好、这儿没什么问题态度消极：没有办法能行，试有什么用？沟通障碍：不听或听不懂别人在说什么，或作错误推测人际冲突：缺乏坦诚和信任，关系紧张、种族歧视和性别歧视。第二章 开会的误区总结：现在为止，我们建立起了成功会议的五条基本原则：必须有一个共同的内容注意点必须有一个共同的过程注意点必须有人负责维持一个开放而平衡的会议环境必须有人负责保护与会人员不受人身攻击一般情况下，开会时每个人的角色必须分配明确，责任必须划分清楚，并认真遵守。第三章 会议角色与职责一、主持人是会议的司机，是会场上的服务员。主持人要保持中立，不对会议内容或他人议论发表评论，只负责确保与会者用最有效的方式在最经济的时间内完成会议任务。作用：1、组织角色与决策角色分开；2、保持会场秩序以及整体会议程序上的一致性：与会人员同一时间针对同一问题向同一方向用力；3、保证会议的公平性、全员性；4、与会者和经理要监督主持人；第三章 会议角色与职责5、主持人不是调解人：不介入问题内容，仅对问题解决方式提出建议。调解人像外交家，在争执双方之间来回奔走，就如何解决问题提出建议。仲裁人则像法官，听完双方意见后做出最后裁决。主持人职责：1、会前：整理会议内容、整理相应文件和数据；2、提前做好会议申请、通知确认等会前工作；3、负责整个会议流程，控制会议时间；第三章 会议角色与职责二、记录人也是一个会场中立的会场服务人员，其职责是记录会议议题和大家发言的要点。记录人必须记录发言者的原话，不能随意更改或曲解。记录的目的不