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任务三 总账系统的操作 学习目标、重点及难点 ●目标:总账系统的初始化设置 1.选项设置 2.期初余额设置 ●重点:期初余额设置 ●难点:期初余额设置 课 型:新授课 主要教学方法:讲授和实验 课时:4节 二、总账系统的初始化设置 (一)选项设置 在进入新的账套后,需要对业务处理控制参数进行设置,这些参数设置决定了账务处理系统的数据输入、处理、输出的内容及形式。 需要设置的业务控制参数一般有凭证设置、账簿设置、权限设置、预算控制、凭证打印、会计日历及其他设置。 【操作步骤】 进入账务处理系统,在“设置”菜单下选择“选项”命令,系统弹出“选项”设置对话框,单击“编辑”按钮,即可进行相关设置的修改,修改完毕,单击“确定”按钮保存修改设置结果。 【操作注意】 “选项”命令下有凭证设置、账簿设置、权限设置、预算控制、凭证打印、会计日历及其他设置七个选项卡 (二)期初余额设置 操作完成选项设置后,需要录入期初余额。录入科目期初余额可以用于年初录入余额或调整余额,并能通过核对期初余额,并进行试算平衡。 1.录入期初余额 (1)录入余额:单位如果是第一次使用账务处理系统,必须使用此功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据,在使用“结转上年余额”后,上年各账户余额将自动结转到本年。 【操作注意】无论往来核算在总账还是在应收应付系统,有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。只要求录入最末级科目的余额和累计发生数,上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。 【例4-3】录入库存现金期初余额3,000元,录入银行存款期初金额165,000元。 点击库存现金录入3,000.00,点击银行存款录入165,000.00。 若年中启用,则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷,年初总账余额将自动计算出来。 如果某科目为数量、外币核算,可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额,再录入外币余额。若期初余额有外币、数量余额,则必须有本币余额。 应收账款目设置为客户往来核算,科目期初余额不能从应收账款栏目直接输入,双击应收账款栏目即弹出客户往来期初输入的对话框,点击“增加”按钮,在增加的空白栏中输入应收账款客户数据。 (2)调整科目的余额方向。每个科目的余额方向由科目性质确定,占用类科目余额方向为借,来源类科目余额方向为贷。按“方向”按钮可修改科目的余额方向(即科目性质)。 账套中只能调整一级科目的余额方向,且该科目及其下级科目尚未录入期初余额。当一级科目方向调整后,其下级科目也随一级科目相应调整方向。 【操作注意】若账套的期初余额试算不平衡,那么将不能记账,但可以填制凭证。若单位已经使用本系统记过账,则不能再录入、修改期初余额,也不能执行“结转上年余额”的功能。 2.主要功能按键操作功能 “试算”:显示期初试算平衡表,显示试算结果是否平衡,如果不平,请重新调整至平衡后,再进行下一步工作。 【例4-5】总账期初余额试算平衡。 在全部录入期初余额完毕后,点击“期初余额”窗口上方的“试算”按钮。即可对科目期初余额进行试算平衡检查。期初余额试算平衡可以进入其他日常业务处理操作。
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