第四章 文书的整理与归档.ppt

第4章 文书的整理与归档;4.1.2归档文件整理原则 1） 遵循文件形成的客观规律 2）保持文件之间的有机联系 3）区分文书的不同价值 4）便于保管和查找利用;4.1.3归档文件整理的组织工作 （1）承担者：文书部门和业务部门的文书人员。 （2）组织形式：集中式、分散式。 （3）归档时间：第二年上半年，即每年六月底以前，将整理好的档案移交档案室。;4.2文件材料的价值鉴定 《办法》规定：“归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。”需要进行立卷归档的文件材料，只是那些有保存利用价值的文件材料。鉴定文件材料有无保存利用价值，是收集文件材料的前提。鉴定文件材料的价值大小以区分保管期限，是分类整理文件材料进行立卷的前提之一。;4.2.1鉴定文件材料价值的概念 鉴定文件材料的价值，指判定文件材料有无保存利用价值及价值大小，也即判定文件 材料是否应当收集立卷及保管期限的长短。 文件材料的价值，指文件材料对机关工作和社会的有用性，也即利用价值。某份文件材料，机关和社会今后需要利用，就有价值，否则就没有价值；机关和社会今后利用的次数多、利用的时间长，其价值就大，保管期限就应当长，否则，其价值就小，保管期限就应当短。;4.2.2影响文件材料价值的因素 文件材料的价值取决于两方面：一是文件材料所含有的信息，二是本机关和社会利用文件材料的需要。 1）文件材料所含有的信息 （1）文件材料的内容特征。文件材料内容的价值，可以从以下三方面分析： 一是内容的重要性。 二是内容的独特性。 三内容的时效性。;（2）文件材料的形式特征，主要体现在以下几个要素上： 一是文件材料的作者。 二是文件材料的文种（名称）。 三是文件材料形成的时间。 四是稿本。 五是文件材料的外形特点。; 2）本机关和社会利用文件材料的需要 文件材料，只有本机关和社会有潜在的利用需要，才有价值。这可以从以下三方面来分析利用文件材料的需要： （1）利用需要的方面。 （2）利用需要的广泛性。 （3）利用需要的长久性。;4.2.3鉴定文件材料价值工作的内容 1）制订本机关鉴定文件材料和档案价值的标准 （1）要制订本机关文件材料归档与不归档的范围，以便于判定文件材料有无价值。 （2）要制订本机关档案保管期限表，以便于判定文件材料价值的高低，即判定文件材料保管期限的长短。 2）依据标准鉴定文件材料的价值 依据鉴定标准，鉴定文件材料的价值，确定文件材料是否归档，确定归档文件材料的保管期限，以便于立卷归档和对不归档文件材料进行销毁。;4.2.4鉴定文件材料价值的原则 （1）凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，在国家经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中有长远查考价值的文件，列为永久保管。 （2）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 （3）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。;4.2.5鉴定文件材料价值的方法 根据鉴定文件材料价值的原则，直接阅读、全面分析文件材料，对照本机关文件材料归档和不归档的范围，判定每一份文件材料是否应当归档；对照本机关档案保管期限表，判定应当归档的文件材料和档案的保管期限。 鉴定文件材料的价值要注意以下几点： （1）首先重点分析文件材料的标题，再分析文件材料的内容和形式。 （2）要根据鉴定档案价值的原则判定文件材料的价值，不能仅仅简单地对照归档范围和档案保管期限表。;4.3文件材料的收集 4.3.1文件材料收集的概念 文件材料的收集，指文书处理部门按照规定采用一定的方法将办理完毕的、分散的、有保存利用价值的文件材料集中起来，为立卷归档做准备工作。 4.3.2文件材料收集的方法、措施 1）随时接收各部门（各承办人）退回的应当归档的文件材料 《中华人民共和国档案法实施办法》指出：“应当立卷归档的材料必须依照《机关档案工作条例》和《科学技术档案法实施办法》的规定，由文书部门或者业务部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。任何单位或者个人不得据为己有或者拒绝归档。”“国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”《机关档案工作条例》指出：“机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。”; 2）主动收集应归档的文件材料 公文承办人和阅文人，为了今后方便自己利用文件材料等，往往不愿或未能及时将办理和阅读完毕的应当归档的文件材料及时主动地退回文书部门或立卷部门。因此，文书部门或立卷部门很有必要采取措施主动地收集应归档的文件材料。 主动收集文件材料的方法、措施主要有以下几种： （1）把好公文用印关 （2）加盖退回文件的戳