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对构建秘书知识结构的思考 对构建秘书知识结构的思考 在现代，秘书已发展成一支职业大军。英国职业分类为41大类，438小类，秘书是人数最多的前10类中占第三位，约占全部脑力劳动者的4％；在日本，秘书是求职青年最乐于选择的职业之一。抽样调查表明，日本的高中女生把秘书作为“理想职业”的占20％；在我国，目前秘书行业的从事人员已超过3000万人。 秘书，在很多人的认识中，都是以女性为主，他们身材窈窕，穿着时髦，身手不凡。很多人只要一提到女秘书就抱着一种暧昧的眼光去评判，就会嘿嘿地笑，把女秘书当作是上司办公室漂亮的花瓶，靠自己的美色傍大款的虚荣女子，秘书这个称呼似乎和早几年的“公关小姐”这个词一样，带了些只可意会，不可言传的暧昧味道。而秘书也被某些人误解为一种只能吃“青春饭”的职业。很多秘书被询问是从事什么职业时，都不敢直说自己是秘书，很熟的朋友之间都会“**小蜜”开玩笑着。因此，很多人的观念里，作为一名秘书很简单，不用具备多少知识。其实，不然。想作为老板跟前不褪色的“红人”，老板背后的“智囊”，成为一个八面玲珑的秘书，风风光光的人物，一人之下，万人之上的秘书，谈合容易？因此，这就要求秘书要有自己的合理的知识结构。 知识，是人们在改造世界的实践中所获得的认识和经验的总和，它是人们在社会实践中逐渐积累起来的，包括经验和理论。人类知识浩如烟海，而且不断丰富和更新，一个人毕其终生所摄取的知识是十分的限的，每个人汲取的门类和数量也不尽相同，这就形成了不同的知识层次，即不同的知识结构。 所谓知识结构是指一个人所学的知识在其头脑中的构成情况和组合方式，包括各种知识的相互比例、相互作用，以及由此而形成的知识的整体功能。一个人占有的知识再多，如果不能借助合理的结构形成一个有机统一的整体，那些知识发挥的作用也会打折扣。相反，如果一个人拥有科学合理的知识结构，那在实际运用中，这些知识就会发挥出“1＋1大于2”的作用。可见，只是占有知识是远远不够的，仅仅以占有知识的数量多寡来衡量一个人知识结构是不正确的。只有让所掌握的知识在深度和广度上经过最佳排列组合，达到各种知识间的适当比例，才能使其相互弥补，相得益彰，才能使其以整体的形式发挥出最理想的作用。 为了胜任秘书工作，秘书人员必须根据职业的需要建立起适应秘书工作的、合理的知识结构，并根据时代的发展和社会的进步，不断更新和优化自己的知识结构。秘书工作的综合性，要求秘书人员在横向上应具有较宽的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员在纵向上要具有深厚的专业知识。这样的知识结构可以用大写英文字母“T”来表示。那么秘书知识结构包括哪些方面呢？ 一、扎实的基础知识 秘书工作者知识的第一个层次——基础知识，是秘书工作者必备的知识和前提。基础知识越扎实、丰厚，秘书发挥创造的潜力就越大。要求基础知识要扎实，不是一知半解的“夹生饭”，而是稳固牢靠；秘书知识结构还要宽厚，狭窄、偏科、没有宽阔度，也无法构建理想的知识结构。 （一）科学文化基础知识 这类知识包括语、政、历、地、外等社会科学基础知识和数物化生等自然科学知识，是从事秘书工作应具备的最起码的文化知识。秘书人员只有在较好地掌握了这些基础知识的前提下才能更好地学习其他知识，为进入更高层次知识的学习创造条件，否则就会影响第二第三层次的学习，也会影响秘书事业的发展。 1.汉语知识。 汉语知识包括现代语音、文字、词汇、语法、逻辑、修辞等知识，也包括古代汉语中的一些基本知识，这是办公室秘书人员提高文字和口语表达能力的基础。秘书工作的内容无论是收集信息还是处理文书等都离不开语言文字，秘书人员的日常工作都是通过汉语交流的，这就要求秘书人员发音要标准、清晰，这样才能更好地传达信息与交际以免造成不必要的误听或误解。秘书人员不仅要能听能讲，还要能记能写。 2.科学知识。 科学知识包括数学、物理、化学、生物等自然科学知识和一般工农业知识以及科技常识等。现代科技不断发展，办公设备自动化程度不断提高，自然科学与社会科学联系日益紧密，如果秘书人员的科学知识不扎实，那是难以适应秘书工 作的需要。秘书的工作内容涉及广泛，秘书职业分布于社会的各个领域，不具备起码的科技常识，秘书的辅助工作就难于开展。 3.历史知识。 秘书人员能具有一定的历史知识，了解人类文明史、社会发展史、近现代革命史等，特别是中国革命史，对于工作是颇有裨益的。秘书工作之一就是为单位或领导起草各种材料，如果没有基本的历史知识，撰拟文书时就会因缺乏例证而使文书显得枯燥乏味，没有说服力。“读史使人明智”，一个富有历史知识的秘书，在写作时不仅能引用典故，且在发挥参谋咨询作用，辅助领导进行决策时也是有优势的。 4.外语知识。 随着改革开放的不断深入，对外交往日益增多，这就要求秘书人员必须掌握一定外语知识。学会一种在世界范围内使用较为