采购部管理制度流程2016---兰改.docVIP

\ 采购部制度、流程、组织架构(试行） 第一部分：组织架构 总经理 总经理 采购经理 采购经理 采购员 采购员 各项目采购负责人 城市阳光材料采购：宋亮 食堂采购 2、采购部工作范围 1）、材料采购：各项目材料采购、材料租赁、食堂采购、机械设备租赁及维修。签订材料采购合同，根据合同对供货商付款申请。 2）、分包：各项目分包招标、谈判、签订分包合同 3）市场信息：对市场信息进行定期调查汇总，掌握分包资源，综合各种信息对材料价格进行判断。 第二部分：材料采购管理流程 一、材料计划流程 材料计划由相应人员提供，必须由楼号工程师签字后，（工具类计划由施工队长直接报送）报送保管员收集整理 →保管员在网上填写计划表格（晚8：00前） →上报后到项目经理 →项目经理筛选确定后（可以改写数量或否决）（晚9：00前） →到采购员处，采购员填写单价和资金形式（现金、支票、电汇、挂账）（早6：00前） →到采购经理处，采购经理可以修改单价和资金形式（现金、支票、电汇、挂账） →采购经理点击上报到总经理（早7：00前） →总经理批复后转至财务（可以改写数量或否决）及采购经理处（早7：00后） →采购员到采购经理处打印计划单，(一式三份)并经采购经理签字分配任务。 →采购员持计划单黄粉联到财务取款，粉联给财务。 →采购后采购员报销需经采购经理签字 →采购经理签字后采购员持票据到财务报销。 紧急情况项目部可电话通知采购经理，采购经理通知采购员采购。 流程中涉及的人员，均能查看状态。 钢筋、方木、跳板、模板、架子管、租赁物资计划上报应提前3天。 二、食堂采购计划流程 →食堂采购计划由食堂管理员提供报送保管员收集整理（2天一个时段） →保管员在网上填写计划表格（晚8：00前） →到采购员处，采购员填写单价（资金形式现金、支票、挂账）（早6：00前） →到采购经理处审批，采购经理可以修改单价（资金形式现金、支票、挂账） →采购员到采购经理处打印计划单，(一式三份)并经采购经理签字分配任务。 →采购员持计划单黄、粉联到财务取款，粉联给财务。 →采购员根据材料计划送货到现场由生活区管理员、保管及食堂厨师同时对材料数量、质量、单价进行验收 →验收合格后保管员出具食材入库单（生活区管理员、保管、食堂厨师同时签字） →采购后采购员报销入库单需经采购经理签字（入库单三联，保管白联、粉联采购员报销用、黄联财务留存） →采购经理签字后采购员持票据粉联到财务报销。 →项目经理复核食堂材料入库单（黄联、白联）签字 →月底由保管员上报汇总表、由项目经理、保管、食堂管理员签字后，报公司财务核算。 三、材料采购（租赁）合同流程 生产负责提出计划至采购部经理→采购部选择供应商（至少3家）→采购经理组织对拟供应商进行考察（必须了解其情况）→由采购经理组织拟供应商报价→报价结果上报公司→公司总经理工作部、采购经理开会确定供应商（包括主要合同条款）→采购经理进行详细谈判，谈判结果及时汇报总经理工作部→如有重大变化应报总经理工作部召开会议决定 供应商确定前必须按公司管理流程执行，且必须上报公司讨论，讨论决定后，再走网上流程。确定供应商前要由采购经理组织报价考察等工作，形成基本意向后，填写如下表格上报公司讨论研究。 * *供应商报价分析表 年 月 日 材料名称 入围供应商 负责人姓名 报价 报价计算单位 报价指标分析 2、签订采购（租赁、甲指）合同 →根据公司提供的合同范本，由采购经理拟定合同→合同初稿通过网上上报总经理工作部→ →总经理工作部审批会签后上报总经理→总经理审批后到采购部→采购部进一步深入谈判→采购经理修改合同→工作部秘书下载打印→工作部秘书与供应商负责人签字→总经理签字→工作部秘书点击已签订生成合同编号→工作部秘书负责到财务盖公章→盖章完成后财务、采购部存档并返供应商（一式四份，财务一份、档案一份、供应商两份）。 3、申请进度付款 采购材料付款：财务部每月初向采购经理提供应付款汇总表→采购经理根据应付款数及合同约定网上申请付款→财务审核（同时应掌握是否超支，如超支应填写意见）（一天后，即使财务无审核，自动到总经理处）→总经理审批→出纳支付→出纳支付货款时供应商应提供相应的发票→出纳支付后，填写实际付款金额。 租赁材料付款：保管员按月打印中途结算单→中途结算单经保管员、项目经理签字→粉色联给供应商（白色保管留存、黄色月底返给财务）→财务部每月初向采购经理提供应付款汇总表→采购经理网上申请→总经理审批→出纳支付→出纳支付货款时供应商应提供相应的发票→出纳支付后，填写实际付款金额。 四、甲供材管理 由成本部按投标文件或合同提供甲委、甲供范围。项目总工负责提供甲供材单价表。甲供材计划单和对账单必须有我方公司公章，采购部