会议组织程序及要点.docVIP

会议组织程序及要点 1、制定会议方案。要根据会议主题和领导意图制定周密科学的会议方案，内容包括：会议时间、地点、出席会议人员、会议日程、会务分组安排等。 2、起草审核会议通知。一般会议通知内容包括：会议名称、时间、地点、会期、参会会议人员、注意事项、主办单位、联系单位及电话灯。 3、落实与会人员，进行人员编组。收集整理与会人员名单是会务工作的一个重要环节，要确保与会人员的姓名、性别、单位及职务准确无误。 4、安排人员座席。应根据会议性质、与会人员职级及序次来排定座席。 （1）排序的一般原则：①市级领导（依据《市级领导排序表》）；②非市级领导的副县级领导；③市委各部办副职；④各乡镇街道党（工）委书记、乡（镇）长；⑤市直单位党政正职（依据《常用电话号码本》排序）。 （2）主席台原则上只安排市领导，市委全会要安排市委常委主席台就座，其他会议安排有讲话、颁奖、主持等任务的市级领导主席台就座。 （3）未在主席台就座的其他市级领导要安排在厅中靠前就座，依照市级领导排序排定座席，并设置座席卡。 5、布置会场。应根据会议的性质和要求采取不同的会场形式，一般来说，大型的工作会议、总结表彰会议、代表大会等采用课桌式，设立主席台。汇报会、交流会、联谊会、茶话会等可采用回字式。 6、搞好会场服务。为了及时准确地掌握人员到会情况，要求认真组织与会人员签到，并及时向会议主持人报告应到和是到人数。（1）工作人员应提前40分钟到达会场；（2）会议报到应尽可能实行“一站式”服务、简化报到手续，减少等候时间。(3)做好会议记录和相关服务工作。 7、做好会后善后、总结工作。散会后要清理会场，回收会议文件资料，做好文件资料归档和会务总结工作。 总体要求: ◆会议方案要周密科学； ◆会前准备要细致全面; ◆会中服务要主动规范； ◆会中总结要总结提升。 四、会场布置 （一）大会主席台座次 ↓ 7 5 3 1 2 4 6 （人数成单） ↓ 7 5 3 1 2 4 6 8 排序原则：先定中位、后排左右 （二）检查汇报会座次 检查方 7 5 3 1 2 4 6 9 8 11 10 6 4 2 1 3 5 7 汇报方 13 11 9 8 10 12 14 汇报方 进门方向 ← ⑥ ⑦ ④ ⑤ ② ③ 检查方 ① ① （汇报方） ③ ② ⑤ ④ ⑦ ⑥ （三）座谈会座次 7 5 3 1 2 4 6 9 8 11 10 13 12 15 14 17 16 19 18 25 23 21 20 22 24 26 (工作座谈会) 7 5 3 1 2 4 6 亲 属 代 表 亲 属 代 表 13 11 9 8 10 12 14 （纪念性座谈会） 注：主席台人员视具体情况而定，会议主持人及发言的人员一般要安排在主席台。 （四）内部领导成员会议座次 ① ⑨ ③ ② ⒒ ⑦ ⑤ ④ ⒔ ⑤ ⑦ ⑥ ⒖ ③ ⑨ ⑧ ⒕ ① ⒒ ⑩ ⒓ ④ ⒓ ⑩ ⑥ ⑧ （五）图形会议室座次 14 ① ③ ② ⑤ ④ ⑦ ⑥ ⑨ ⑧ ⑾ ⑩ ⑿ 13 16 15 18 17 20 19 22 21 26 24 23 25 27 （六）签字仪式的座次 背 景 板 客方出席签字仪式主要领导 主方出席签字仪式主要领导 客方 主方 签 字 台 3 2 1 入口 1 2 3 6 5 4 4 5 6 注：签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。 A7 A5 A3 A1 A2 A4 A6 B6 B4 B2 B1 B