会议接待培训课件.ppt

会议形式： 1、课桌式(授课式) 2、会见式 3、谈判式(洽谈式、讨论式) 4、宴会式 5、酒会式 6、剧院式 7、回字形  准备工作 1、了解会议接待工作的具体要求：会议时间、人数、贵宾单位、姓名、身份、贵宾风俗习惯、生活特点、特殊要求和活动的社会影响； 2、摆台：按照接待要求摆出会见台型（U字形或随圆形），确定主位（左）、宾位（右）（有外宾参加的会见，主、宾位的椅后摆放翻译椅）；主、宾位之间的杂几上摆放单面观鲜花一盆，鲜花和花盆的高度约50cm---60cm；其它的宾客或主人分别根据人数摆放在右面或左面，两个沙发一个杂几，杂几上摆小盆插花、香巾、矿泉水，茶杯等（标准：小盆插花摆放在杂几中间，其它物品分别摆放在杂几外边沿5CM之内，香巾、矿泉水、茶杯之间的距离为4CM）；具体台形附后： 迎接客人 1、安排迎宾员于客人可经之道，如：电梯口、会见厅、贵宾休息室大门迎接客人，迎宾员保持正确的站姿和端庄的仪容仪表向客人微笑，将客人按要求领入贵宾休息厅和会见厅； 2、会议厅主管到位欢迎客人，重点安排好主位、客位的接待； 3、摆放席位卡：1）协助销售部按照客人要求制作席位卡，有外宾参加的会议，席位卡要求中英文对照；2）按照客人要求摆放席位卡，并检查是否摆放正确； 4、 贵宾休息室的准备，根据客人的要求、喜好、忌讳、风俗习惯准备并摆放好鲜花、水果、果叉、茶水、香巾、烟缸等； 5、检查厅内照明、空调、排风、麦克风、音响、会场控制系统是否正常，并在贵宾到达前三十分钟开启空调，保持厅内温度在20－度左右，确保空气新鲜无异味； 6、检查厅内公共区域及会议厅内地毯、地面、门、墙壁、家具及公用洗手间是否干净，达到要求； 会见厅的服务 1、客人入座前5分钟添加茶水的服务应完毕；会见厅及贵宾休息室内添加茶水时应进行半蹲式服务； 2、控制员随时注意会见前、会见中、会见后客人对音控系统的需求； 不影响客人交流；2）不影响摄影和拍照；3）服务员不宜过多； 3、会见开始时，将会议厅大门关上，服务员随时注意有客人进出时，帮助开门、关门； 4、会见过程中，服务员面带微笑站立于厅内不明显处，随时注意客人的一举一动、一言一行，发现客人需求，提供服务，并随时听候客人的招呼； 5、贵宾休息室内的服务员应为流动吸烟的客人提供烟缸服务，防止烟灰、烟头烫坏地毯； 6、对贵宾会见内容、贵宾行踪、住店情况等进行保密； 7、服务员掌握客人的人数、单位、姓名、身份、贵宾风俗习惯、生活特点、特殊要求和活动的社会影响后，应及时反馈给部门和各餐厅主管； 8、电梯间随时安排迎宾员提供电梯服务。 三、其它形式的会议 准备工作 1、了解会议接待工作的具体要求：会议时间、地点、人数、贵宾单位、姓名、身份、会议形式、会议内容、贵宾风俗习惯、生活特点、特殊要求和活动的社会影响； 2、摆台：按照接待要求摆出会议台型（口字形、回字形），先摆好桌椅，在桌子上铺好干净平整的台布，整齐地摆好座椅，使其在一条直线上； 3、根据客人要求、喜好、忌讳、风俗习惯准备并摆放好鲜花、水果、茶水、香巾、烟缸、纸和笔等（笔和纸摆在桌子内边距离1CM处，笔尖朝上与纸平行；茶杯摆放在纸的右上角，与桌子外边距离10CM；如有香巾服务，茶杯将摆在纸和笔的正上方，香巾摆在纸和笔的右上角）； 4、摆放席位卡：1）协助销售部按照客人要求制作席位卡，有外宾参加的会议，席位卡要求中英文对照；2）按照客人要求摆放席位卡，并检查是否摆放正确； 5、安装、调试好扩音器及客人要求使用的其它设备，如投影、幻灯机是否工作正常； 6、检查厅内照明、空调、排风、会场控制系统是否正常，并在贵宾到达前三十分钟开启，保持厅内温度在20度左右，确保空气新鲜无异味； 7、检查厅内公共区域及会议厅内地毯、地面、门、墙壁、家具及公用洗手间是否干净，达到要求； 迎接客人 1、安排迎宾员于客人可经之道，如：电梯口、会议厅大门迎接客人，迎宾员保持正确的站姿和端庄的仪容仪表向客人微笑，将客人按要求领入会议厅； 2、会议厅主管到位欢迎客人，重点安排好主位、客位的接待； 会议厅的服务 1、客人入座后马上服务茶水（注意背对客人时的姿势）； 2、每15分钟或根据具体情况添加茶水，添加茶水时注意： 1）不影响客人交流；2）不影响摄影和拍照；3）服务员不宜过多； 3、控制员随时注意会议前、会议中、会议后客人对音控系统的需求，要保证会议室周围的安静； 4、会议开始时，将会议厅大门关上，服务员随时注意有客人进出时，帮助开门、关门，服务员进出会议厅，从偏门进出； 5、会议过程中，服务员面带微笑站立于厅内不明显处，随时注意 客人的一举一动、一言一行，发现客人需求，提供服务，并随时听候客人的招呼； 6、迎宾员在过厅时刻注意台面的整洁、清扫、物品的摆放，并及时为流动吸烟的客人提供烟