电子文件的归档与理.pptVIP

电子档案管理聊城市档案局 主要内容 电子文件的积累收集 二、 （二）收集积累的具体要求 （6）定期制作电子文件的备份。 在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离生成环境进行存储，生成电子文件的环境也要作为电子文件的元数据保存。 （7）填写《电子文件登记表》,《电子文件登记表》应与电子文件同时保存。 电子文件的归档与整理 三、 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。 电子文件的归档与整理 （一）电子文件归档流程 三、 著录文件信息（包括收文、发文及内部产生文件） 归档鉴定 设置分类、期限及相关信息 对没有电子 文件的归档 材料进行扫 描，并与相 应的目录进 行挂接 归档 形成归档文件目录 整理相应的纸质 移交 直接进行目录输入及挂接 相关电子文件 电子文件的归档与整理 （二）电子文件的鉴定 对电子文件、电子档案的内容和技术状况进行评估的过程，确认其真实性、完整性、可用性、安全性及其价值等，判断其是否属于归档范围并确定其保管期限。 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电 子文件的真实性、完整性、有效性进行检验，并由 负责人签署审核意见，检验和审查结果填入《归档 电子文件移交、接受检验登记表》。 三、 电子文件的归档与整理 （三）电子文件的归档 1.归档方法 电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。 归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。 三、 电子文件的归档与整理 （三）电子文件的归档 1.归档方法 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 三、 电子文件的归档与整理 （三）电子文件的归档 2.归档要求 （1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。 （2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。 三、 电子文件的归档与整理 （三）电子文件的归档 2.归档要求 （5）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。 （6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》 （7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。 （8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。 三、 电子文件的归档与整理 （四）电子文件的整理 1、电子文件的分类 归档电子文件的整理按DA／T 22（归档文件整理规则）规定的要求进行。 （1）一般的机关、企业事业单位电子文件可直接采用“年度—保管期限—机构（问题）”的分类方案进行分类。 （2）电子文件数量大、现代化程度高的单位可采用“保管期限—年度—机构（问题）”的分类方案进行分类。 电子档案保管期限为永久、30年、10年。 三、 电子文件的归档与整理 （四）电子文件的整理 2、电子文件的编号 以数码照片为例 同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。 同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。 数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。 保管期限代码：分别用YJ3010代表永久、30年、10年 年度：为4位阿拉伯数字 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内从“0001”开始 张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内从“0001”开始