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财务软件系统内部控制制度 PAGE 1 财务软件系统内部控制制度 第一章 总则 第一条 为了保证公司财务软件系统能够长期、安全、可靠地运行，公司依照国家财政部门有关规定并结合公司实际运行情况，特制定本管理制度。 第二条 按照公司统一管理方针，财务部门应配备用友公司研制的集成帐务处理系统、用友电子表格软件系统、用友进销存系统。为保证日常核算业务顺利进行，公司成立用友软件维护小组（即信息部）。 本管理制度适用于公司及财务部门及其岗位。 第二章 财务软件帐务管理 第三条 财务部门应在每年年初或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件，根据现行财务制度，运用当前在用友系统的规则正确地设置全部级次的会计科目。会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已制单或记帐的会计科目不得修改或删除。 第四条 转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确。年初余额在当年记帐以前可以修改。当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。 第五条 任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要应规范填入。在电脑上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号后的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。 第六条 记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能据以登记帐簿。复核人员必须在屏幕上直接对电脑存储的记帐凭证进行复核签字，同时要对记帐凭证在记帐以前打印输出（科目汇总表），没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。 第七条 总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订。出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项。出纳人员必须登记订本式日记帐。 第八条 企业根据电脑使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限。每月至少记帐一次。每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。至少每月核对一次总帐和明细帐。 第九条 必须将储存在电脑内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿每年末必须将全部帐簿数据打印输出并按规定装订成册。 第三章 会计软件维护管理 第十条 会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正恢复等工作。会计软件的程序修正和会计软件参数的调整由公司信息部负责。会计数据的更正恢复一般由系统维护人员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。 程序修正与会计软件参数调整手续 操作使用人员在实际工作中发现“用友财务软件”的原设计功能未正常实现（如打印控制不准确）时，立即作详细记录后报告信息部。 系统管理员统一对用友公司技术服务部程序修正和会计软件参数调整要求。 财务部门在收到修正程序或调整参数后的正确软件时，应由系统管理员进行安装和运行测试，正常后才能交操作使用人员运行。 会计数据的修正与恢复 1）会计数据的修正与恢复必须由系统维护人员或公司专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。 2）由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。 3）下述情况下维护人员才能实施数据修正工作。 ?未录入年初余额或年初余额未平但已记帐。 ?记帐时中断。 ?错误操作引起的数据错误。 4）一般情况不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据恢复操作。 5）如公司信息部未能修复系统，应向外，如用友公司请求数据修正与恢复。 ?系统管理员对用友公司维护部提出数据修改和恢复要求。 ?系统维护部人员在系统管理员或会计主管人员的授权下修正或恢复会计数据。 ?系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确定准确无误后通知操作使用人员。 第十一条 财务部门在开始使用会计软件后必须做好多套光盘备份，并分别存放在档案室和财务人员办公室的专用铁柜内，存放在档案室的备份软件由档案管理员管理，存放在其他两处的备份软件由数据管理员统一保管。 第十二条 用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。如一定要重装，财务软件的安装必须由维护小组安装。 第十三条 根据工作需要设置操作人员的操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。 第四章 附则 第十四条 本制度自发布之日起施行。