检查会务的筹备情况.docVIP

检查会务的筹备情况 一、会务筹备情况检查的主要内容： 1、会议准备是否充分 2、会议期间能否排除各种干扰 3、环境条件与用品准备 4、文件材料的准备情况 5、会场布置情况的检查 6、会议保卫工作的检查 7、检查的其他内容（特殊类型的会议） 二、会务筹备情况检查结果的形式： 1、书面形式 2、口头形式 3、协调会形式 三、会务筹备情况检查的方法： 1、听取会议筹备人员的汇报 ①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题； ②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效； ③选择的汇报时间一定要正当其时，太早或太晚都不能达到良好的效果； ④对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时地调整和加强。因此，汇报之后的催办和落实是应该注意的问题。 2、会前现场检查 ①确保所有事项都条理清晰； ②注意气味； ③设立入场登记台，张贴会场平面示意图； ④佩带徽章、名牌； ⑤准备接待休息室； ⑥安排接待、服务人员。 会议文书 1、会议文书的类型 ①会议的指导文书：上级会议、上级指示、本级开会起因等 ②会议的主题文书：开幕讲放报告、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等； ③会议程序文书：议程、日程安排、程序讲话、选举或表决程序表等； ④会议参考文书：各部门统计报表、财务报表等； ⑤会议管理文书：开会须知、议事规则、保密制度、会议证件、作息时间、生活管理等； ⑥会议成果文书：选举结果、会议记录、会议纪要； ⑦会议宣传、传达文书：新闻稿、传达提纲、执行计划等。 2、会议文件审核的内容： （1） 审核会议文件的准确性和完整性； （2）审核会议文件的内容 ①审核会议文件与会议主题的关系； ②审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容； ③审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符； ④提交会议讨论的文件涉及有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见； ⑤审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明，事实闪确。 3、会议文件审核的方法： 分类 适用范围 方法 对校法 适用于定稿上改动较多的文件 它是将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对。 折校法 适用于整洁、改动不多的文稿 它是将定稿置于桌上，轻折校样，将其中待校对文字置于页面第一行，压在定稿相应文字之下 读校法 适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿 它是指校对时一人读定稿，一人审看校样。 4、会议文件审核程序： 起草秘书自审 主管秘书初审 会审（涉及部门较多的） 主要或主管领导终审 与领导沟通会议的有关事宜 与领导沟通会议有关事宜的意义： 可以使会议筹备工作更加提高效率； 为会议准时、成功地举办打下基础； 有利于会议目标的实现，提高会议的效率； 可使每个成员发挥各自更大的作用，以达到理想的整体表现。 二、与领导沟通有关会议事宜的原则 1、时间性原则：要考虑到准备工作的时间是否充裕，不充裕就要考虑推后召开； 2、及时性原则：熟记本岗位职责，发现问题及时通气汇报，通盘考虑； 3、全面性原则：在会前准备中还要注意各专业方面的协调与配合；在会议进行过程中，要实行集中领导，做到统一安排、统一部署、统一指挥、统一行动。 三、与领导沟通的方法 1、定期向领导提交书面报告 2、由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况 3、领导亲自参加有关会议 4、其他途径：通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导汇报工作 四、与领导沟通会议有关事宜的时机：会议筹备阶段、会中阶段、会后阶段 五、与领导沟通注意事项 1、对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实； 2、要坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈； 3、在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点。 六、分配会议组织与服务工作应考虑的因素 1、成员工作经验的多少； 2、承担的工作总量； 3、统筹分配任务； 4、考虑会议成员的特长爱好，发挥每个人的积极性； 5、组织会议共同讨论如何分配成员工作，公开化讨论时分配工作更加合理、更公平； 6、在实施执行中还要有灵活性，通过监督和检查会议成员的工作进展发现问题及时调整。 拟订会议的应急方案 会议应急方案的内容 会议举行过程中可能出现的问题： 人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为问题 出现问题时负责解决的会议工作人员 二、会议应急方案的作用 1、可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨先缪； 2、可以有效地缓解危机，提高会议管理的效率； 3、使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能有回旋余地。 三、处理会议突发事件的方法 1、处理人员