XXXX文件监控签发程序.docVIP

PAGE 1 第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 2 页 TO：XXXX各部门 发文日期 2012年06月03日 FROM：济南XXXX人力资源部 文件编号 TITLE：《XXXX文件起草与保管执行规定》 管理 人资制度 □ 传阅 √阅后存档 □阅后签发并存档 □保密 □ 其他 签 发 人 XXXX文件起草与保管执行规定 为实现规范化管理程序，公司在管理过程中，将经营管理的各项工作过程，以文件监控的方式作为管理执行手段和管理过程记录。为了便于沟通，提高工作效率，对于文件起草、签发、流转的程序、签发权限说明如下： 一、文件起草审批规定 1、部门文件：由部门起草，对本部门工作进行流程规范、业务指导、依据公司制度与授权对本部门员工进行工作调整、奖惩处理的文件。如部门规范、分工、部门工作流程、奖惩、通报等。文件根据需要可抄送其他相关部门留档保存。 2、公司文件：公司基本管理制度、跨部门执行流程等方面的文件，如：公司组织框架、企业文化、品牌包装、薪资体系、绩效考核、培训体系、营销支持、价格体系、财务制度、专项活动等方面相关文件，均属公司文件。此类文件须经办公会讨论、总经理签发后方可执行。 3、对外文件 1）.对外重要文件：以公司名义对外交流相关的材料、重要合同、信息证明等文件，属对外重要文件。此类文件必须报总经理批准后，方可对外办理文件流转手续。 2）.对外一般业务文件：以公司部门的名义对外交流相关的材料、业务合同、解决方案、活动策划等，属对外一般业务文件。此类文件须由责任部门起草，报中心经理阅批后，方可进行文件流转交流。 4、外来文件 公司各部门接收到政府机关、行业协会等部门发布的文件、通知后，责任部门应尽快处理，处理完成后本部门留存文件复印件，原件送人力资源部存档保存； 政府文件需要公司各部门学习执行的，由人力资源部编号分发。 二、文件发布保存管理规定 1、文件的签批 公司主要文件实行会签制度，各中心经理部门负责人需在《XXXX文件会签表》签字确认； 各中心经理、总经办等文件流转处理环节应注意文件处理速度，一般文件应在三天内阅签完成，重要文件应在当天阅签完成，紧急文件要即阅即办； 人力资源部接收到审批通过的文件后，应在当天完成编号盖章，并与当日或第二日分发到相关部门； 2、文件的发布与学习 公司文件实行保密分级制度，根据文件的保密需要确定文件分发对象与部门； 凡公司发布的文件，均由部门负责人亲自签收，按照分类进行管理； 部门负责人必须及时组织部门内相关人员学习公司新发布文件，并作学习记录； 人力资源部要在公司显要位置张贴制度文件，并检查各部门文件学习记录； 3、文件的保管 各部门应设置专门档案盒，做好文件的保管工作，任何人员不可私自将文件带离公司。 各部门对有保密要求的文件应加强管理，严禁随意扩大文件传播范围，违规者视情节轻重给予50—100元罚款。 如因工作需要使用公司重要文件，需办理借阅手续，报总经理审批，借阅人应加强文件的保存，使用完毕后应及时归还，如因保管不善造成泄密的视情节轻重给予50—100元罚款。 人力资源部对所有下发的文件都必须建立电子档案，以备查阅。 备注：所有流转人力资源部文件，文件起草人或相关责任人将文件终稿以电子版及书面版形式提交至人力资源部备档。 济南XXXX科技有限公司 2012-06-03