公文真理大学公文管理系统.doc

PAGE 真理大學 公文自動化管理系統 操作手冊－承辦人 V 1.0 英福達科技股份有限公司 編印 中華民國103年7月文件修訂記錄 版次 修訂說明 備註 日期 V1.0 定版 103/07/18 目 錄 TOC \o 1-5 \h \z \u 第一章 公文辦理作業 - 1 - 第一節 建立公文 - 1 - 第二節 來文辦理 - 2 - 第三節 公文製作畫面介紹 - 3 - 第四節 公文製作功能按鈕 - 4 - 第五節 公文製作格式調整按鈕 - 4 - 第六節 公文製作常用符號使用方式 - 6 - 第七節 主旨 - 7 - 第八節 說明與分項段落 - 7 - 第九節 選擇檔號 - 9 - 第十節 選擇受文者 - 11 - 第十一節 登錄取號 - 17 - 第二章 公文附件 - 18 - 第一節 開啟新增附件介面 - 18 - 第二節 新增附件 - 20 - 第三節 修改附件 - 22 - 第四節 刪除附件 - 23 - 第三章 流程設定 - 24 - 第一節 線上簽核 - 24 - 第二節 紙本簽核 - 30 - 第四章 併案 - 33 - 第一節 併案與解併 - 33 - 第五章 受會辦理 - 35 - 第一節 會畢 - 35 - 第二節 加會 - 36 - 第三節 申請重分 - 37 - 第四節 取消會辦 - 39 - 第六章 銷號 - 39 - 第一節 銷號 - 40 - 第七章 展請申請 - 41 - 第一節 展請申請 - 41 - 第八章 調案 - 45 - 第一節 調案申請 - 45 - 公文自動化管理系統 承辦人 1 - 公文辦理作業 此章介紹承辦人登入系統後對於創文、來文辦理及繕打公文內容做介紹並會針對公文製作畫面、功能按鈕、格式調整等來解說。 建立公文 承辦人欲進行創簽稿建立一份公文時，可透過下列之說明來新增一份公文，當完成這些步驟後，最後可取號登入公文管理系統。 操作步驟 步驟 1：進入公文系統後，按下按鈕。 步驟 2：系統開啟一新增文件畫面，於範本欄中選取欲建立之公文範本種類，右邊文件屬性部份選擇發文機關全銜、發文字軌、速別、密等、解密條件等。按下按鈕。 來文辦理 本節在說明當承辦人收到一份來文時的辦理方式。 操作步驟 步驟 1：點選按下。 步驟 2：按下選取欄位選取來文選取欄位。 步驟3：按下按鈕。 步驟4：系統顯示公文範本，選取公文種類、發文機關全銜、發文字軌、速別、密等、解密條件等可選擇。按下按鈕。 備註：來文辦理可勾選右上角的再按下按鈕，將來文內文抄轉為公文內容。 公文製作畫面介紹 本節在說明公文製作畫面介紹。 功能按鈕列。 格式調整按鈕列。 檢視模式調整按鈕列。 符號按鈕列。 主旨列，可輸入文字。 說明列，可輸入文字。 公文製作功能按鈕 本節在說明公文製作功能介紹。 圖示 功能說明 變更按下按鈕或按下按鈕後，右方可選擇的公文屬性。 選擇此份公文所屬檔號分類。 選擇可發文的公文範本，才會顯示此按鈕，建立此份公文的受文者與發文方式。 將公文上傳系統保存，並且取得文號。 捨棄尚未取號的公文草稿。 函、書函、簽的範本內容互相轉換。 公文製作格式調整按鈕 本節在說明公文製作格式調整按鈕介紹。 圖示 功能說明 新增文件，相當於按下按鈕或按下按鈕，於同一卷宗下編輯多份公文，稱為多份簽稿。 匯入檔案，將IFD、DI 二種類型的檔案匯入此份範本。減少輸入的次數。 另存新檔，將此份公文內容保存至本機電腦。可選擇儲存為IFD、DI 二種類型的檔案，供匯入再利用。 轉文字檔，將此份公文內容轉換為記事本格式TXT檔案並儲存至本機電腦，TXT格式無法匯入再利用。 列印，透過印表機列印出當前內容。 復原，恢復上一個執行的動作。 重做，執行被復原的動作。 詞庫，建立常用文句、詞語，在稿面指定位置上插入用語。 數字轉換，講阿拉伯數字轉換為各種提供的格式，較常轉換為中文大寫數字。 粗體，選擇的文字改變為粗體。 斜體，選擇的文字改變為斜體。 底線，選擇的文字增加底線。 上標，選擇的文字改為上標。 下標，選擇的文字改為下標。 使用裝置字體，使用電腦本機預設的字體。 減少縮排，將游標所在段落縮排減少。 增加縮排，將游標所在段落縮排曾加。 刪除段落，將游標所在段落連同文字刪除。 置左對齊，將製作畫面的游標所在段落靠左對齊。 置中對齊，將製作畫面的游標所在段落置中對齊。 置右對齊，將製作畫面的游標所在段落靠右對齊。 左右對齊， 將製作