物资采购管理办法2012.docVIP

陕西德源府谷能源有限公司三道沟煤矿 物资采购管理办法 拟稿人： 审核人： 审定人： 物资供应部 2011年 11月16日 物资采购管理办法 为加强物资管理，规范物资采购行为，保证陕西德源府谷能源有限公司三道沟煤矿生产物资供应，降低生产成本和工程造价，更好的为煤矿生产服务，特制定本办法。 一、范围 本办法规定了陕西德源府谷能源有限公司三道沟煤矿物资采购职责、工作程序。 本办法适用于陕西德源府谷能源有限公司三道沟煤矿设备、物资材料采购工作。 二、职责 公司招投标管理中心及物资供应部负责全矿设备、物资材料的采购、供应、管理和监督。物资采购要坚持“同等技术条件，最低价中标”、“最佳性价比中标”的原则。（具体分工见下述条款） 三、工作程序 （一）物资需求计划上报与受理 物资采购项目按公司有关管理规定需从集团ERP系统录入的，物资需求首先核实ERP系统中相关物资主数据是否存在，如需补充物资主数据，由需求部门提出经技术管理部门审核后上报集团公司相关部门审批完成、加入系统后方可上报。否则，招标中心及物资供应部有权拒绝受理。 一般情况下，物资需求计划以月度计划的形式由物资需求部门通过集团公司ERP物资管理模块上报，需求部门需将物资编号、名称、规格、型号、材质、图号、计量单位、含税估价、需用数量以及所属工程项目计划编号、费用科目等填写齐全、清楚。 物资需求计划经过各级管理部门、分管领导网上审批后到达物资供应部，计划员平衡利库，优化库存，形成采购计划。 （二）推荐物资供货厂家及询价 1、询比价采购方式仅适用于合同项目小于10万元的物资采购，物资采购厂家应从物资供应部及有关部门推荐的供货厂家中进行三家或三家以上比价选择，公司电子商务平台上线后，必须按电子商务平台管理规定，积极引入竞争机制，开展网上询比价工作，以网上成果确定供货商。 2、对物资供货厂家结合煤矿现实情况参照陕西德源府谷能源有限公司物资采购程序ABC分类管理进行管理，主要设备及配件的采购选择资质高、质量优、信誉好的厂家供货，必要时应通过原生产厂家采购。 3、在询价过程中发现的物资技术偏差由需求部门和技术管理部门负责协调解决。 4、对于成批的同类物资估算总价超过10万元报公司招标管理中心，按公司相关招标管理制度组织采购。 （三）签订物资采购订货合同 1、采用询比价方式进行采购的物资项目，由物资供应部负责采购订货。 2、需招标且具有技术性的设备订货，应严格执行公司《物资招投标管理办法》，公司招标管理中心负责组织实施。技术部门可以推荐厂家，但不得硬性指定订货厂家或自行签订商务合同。 3、物资采购订货要签订书面合同。订货价值超过10万元、或技术要求复杂的产品和要求有质量保证的产品订货必须签订书面合同。 4、对物资订货合同签订前后要认真审核，所签合同必须依据充分、手续齐全、条款明确、内容具体。技术复杂的物资订货应另签技术协议作为合同附件。 5、物资订货合同必须盖公司合同专用章，不得用行政章或其他公章代替。 （五）采购物资的付款 1、批量采购物资金额在10万元以内、且未签订合同的凭发票经公司领导签字方可付款。 2、签订合同的物资必须填写“合同付款申请表”按规定经相关人员签字后方可付款。 四、物资的零星采购及市场采购 1、零星采购推荐名单一般不少于两家，因工程、生产急需，来不及订货，或必须经市场采购的物资，经物资供应部门负责人同意可以组织市场采购或定向采购。 2、零星采购的范围：每次采购价值在10万元以下并且合同批次总额30万元以下的物资采购。 3、零星采购按公司要求价值超过10万元需要签订合同的由物资供应部负责办理合同手续。 4、对经常性采购的消耗物资等，选择一批服务好、讲信誉、质量可靠、价格合理的单位作为定点供应单位，建立战略协作关系。对定点单位的供货情况应经常进行检查，对不符合要求的定点单位及时解除合作关系。 五、附则 （一）本办法由府谷物资分公司、物资供应部负责解释。 （二）本办法自下发之日起执行。