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电子文件归档电子档案管理 九龙坡区档案局 2009年4月14日 一、依据 1、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002 2、国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》 3、重庆市电子档案管理技术标准 4、重庆市电子文件归档与管理细则 5、纸质档案数字化技术规范 二、相关概念 1、电子文件：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2、电子公文：我们这里专指各单位通过统一配置的电子公文处理系统（自动化办公系统、OA系统或业务处理系统）形成的具有规范格式和电子签章的公文的电子数据，它是电子文件的一种。 二、相关概念 3、归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 4、电子档案：指利用计算机技术形成，具有保存和利用价值，按电子文件归档管理规定处理已归档的电子文件及相应的元数据（如背景信息、文件格式、产生文件的软件、硬件系统信息等）。 5、电子文件归档就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上储存。只有具有参考和利用价值的电子文件才可归档保存，电子文件归档后即形成电子档案。 电子档案与纸质档案的联系： （1）相同点： ①都是国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的历史记录。具有档案的本质属性和基本作用。 ②都应遵循档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等基本原则。 （2）不同点： ①电子档案的信息与载体可以分离 ②电子档案必须依靠计算机等数字设备和技术才能识别、处理和输出。 电子文件归档管理工作应遵循以下原则 （一）集中统一管理原则。各机关单位形成处理的各类电子文件均应由本机关文书处理部门统一收集管理；应归档保存的各种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。 （二）全程管理原则。各机关单位应建立健全各项工作制度和工作程序，结合各种信息技术和措施手段的应用，从电子文件产生开始，直到被永久保存或销毁，不间断地对有关处理操作进行管理登记，实施全程控制和管理。计算机系统运行和信息处理等过程中形成或涉及的有关电子文件处理的参数、管理数据等应同电子文件一同归档保存。 （三）前端控制原则。各单位在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件的形成阶段就要考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。 （四）真实性保障原则。采取措施确保电子文件的内容、结构和背景信息在经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。 （五）电子、纸质文件并存原则。电子公文形成单位应将具有保存价值的电子公文输出制成纸质公文，与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。 三、电子文件的收集 （一）收集要求 1、按照纸质文件的归档范围进行收集 2、要同时收集电子文件的元数据和背景信息，文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式 3、对通用软件产生的电子文件，应收集其软件型号、名称、版本相关参数、使用说明、操作手册。对专用软件产生的电子文件原则上应转换成为通用型电子文件，不能转换的要同时收集专用软件及其操作手册、使用说明。 4、永久、长期（30年）保存的电子文件应同时制作纸质件。 5、要保证电子文件的原始性 （二）收集方法 1、用备份或下载的方法捕获电子文件。（捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程） 2、注意收集生成电子文件的软件、硬件系统背景信息（即该电子文件所依存的操作系统、应用软件系统和最低的硬件配置）。在具体操作中，可以只在对软件、硬件系统更换时收集背景信息即可。 3、填写电子文件登记表，电子表格和纸质表格分别保存。 4、电子文件登记表要与背景信息一同刻录保存。 目前，对于已经使用了自动化办公系统或业务处理系统的部门，要注意对这两种系统形成的电子公文和业务文书进行电子归档，在归档时还要注意对该软件应用系统进行收集存档，以便将来系统更换时，能够支持读取原有电子文件。在软件系统中如未集成电子文件归档功能，在电子文件归档时，需要将电子文件从系统中导出，再根据对应的纸质文件的归档办法进行分类、划分期限归档。 四、电子文件的归档 定义：定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门（档案室）移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保管的脱机载体上。它存在逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门（档案室）移交的过程。 （一）归档时间：一般以次年6月底完成物理归档，重大专题活动、突发事件在活动结束后1个月内完成物理归档