Office办公软件基础功能使用完全版.pptVIP

Office办公软件基础功能使用完全版 PART 1 EXCEL 简介 Excel是微软公司Office办公软件中的一个组件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，能够进行数据的分析，具有强大的制作图表的功能。 工作界面 标题栏 功能区 快速访问工具栏 文件菜单 列标 状态栏 显示模式 显示比例 滚动条 行号 编辑栏 工作表区 工作表 新建电子表单 “工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。 下面将以建立一张员工工资表的操作来说明Excel的一些基本操作： 步骤一：参见右图，单击A1单元格。工作表提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形。 名称框 新建电子表单 步骤二：输入“姓名”，参见下图。按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额” 使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。 新建电子表单 步骤三：A2输入AAA，在B2输入20，在C2输入保安，在D2输入1500。并依次输入 使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。 单元格设置 我们可以通过右键点选需要进行设置的单元格，在出现的菜单中选择“设置单元格项”，也可以通过使用“CTRL+1”的快捷键调出单元格设置对话框。 下面的操作将结合“工资表”的特点来进行说明。 快速访问工具栏 单元格设置 一、左键选中A2-D2单元格，使用CTRL+1 二、选择字体标签 三、选择字体 四、选择字形 五、选择字号 六、确定 设置字体 单元格设置 一、左键选中D2单元格，使用CTRL+1 二、选择数字标签 三、选择分类 四、货币符号 五、选择负数格式 六、确定 设置数字 单元格设置 格式刷 一、左键选中A2-D2单元格 二、双击“格式刷“图标 三、按住左键，拖曳填充红框区块 操作前 操作后 单元格设置 插入标题行 步骤一： 右键点击 行号1，再出现的下拉菜单中选择插入。 步骤二： 选定A1-D1，使用”CTRL+1”调出单元格设置对话框。 步骤三：按右图进行设置。 步骤四：在合并后的单元格内输入“工资条”。 选择“对齐”标签 勾选“合并单元格” 选择“对齐方式” 插入函数 添加总计单元格 步骤一：左键选定D9单元格，单击“公式”功能栏下的“插入函数”图表，出现插入函数对话框。 步骤二：选择常用函数下，的SUM函数（求和），出现函数参数对话框。 步骤三：在Number1单元格内，输入D3：D8，点击确定，D9单元格即为六位员工的工资总额。 设置函数参数 选择“SUM” 工资总额 选择“插入函数” 插入图表 插入图表 步骤一：将光标移至A3单元格上。然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键，如图一所示。 步骤二：点击“插入”标签下图表区域内的柱状图图标，在下拉菜单中选择“二维柱状图”，得到图三。 图一 图二 图三 图表标题 图例 引用 引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。 单元格引用与区域引用 相对引用与绝对引用 单元格引用：用字母标志列（从 A 到 XFD，共 17576 列），用数字标志行（从 1到 1048576）。如：A1、B2、BC24、CDA10223。 区域引用：用两个单元格名称中间加冒号来表示一个区块，其中第一个单元格名称为区块的左上角、后一个单元格名称为区块的右下角。 如：（A1：B2），代表了A1/A2/B1/B2这4个单元格组成的区块。 相对引用：复制公式时地址跟着发生变化，如C1单元格有公式：=A1+B1 ，当将公式复制到C2单元格时变为：=A2+B2。 绝对引用：复制公式时地址不会跟着发生变化，如C1单元格有公式：=$A$1+$B$1，当将公式复制到C2单元格时仍为：=$A$1+$B$1。 相对引用和绝对引用也可以混合使用，如：=$C1 或 =C$1 排序和筛选 数据的排序 在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对进行排序。 排序分为升序和降序。 升序：按字母顺序、数据由小