行政前台文员工作职责.docVIP

行政前台文员工作职责 首先，前台对于来者是一个公司的初步印象。因此，前台的形象需要反映出公司的形象与性格。通常的要求是端庄大方。　　一个标准的前台工作主要负责接待、会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发： 1．转接总机电话，收发传真、信件和报刊；负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给总经理； 2．接听、转接电话；接待来访客人，并通报相关部门；负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸； 3．负责总经理及其它办公室的清洁卫生。 4．管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；做好文具的购买计划和消耗总结工作； 5．打印、复印文件和管理各种表格文件；将公司内的图书、杂志编号、分类整理，形成电子文档，使图书、杂志的管理规范化； 6．做好会议纪要。 7．承办员工考勤和外出登记；做好每月的考勤工作； 8．安排约会、会议室及差旅预定；保管各种手续、手册；负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。做好公司宣传专栏的组稿。 9．更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式； 10．协助做好招聘工作；协助组织公司活动。这些纷繁的工作必须细致而有条不紊地进行。　　11．对于来电和来访，要注意迅速辨别来者者地目的； 12．管理办公用和办公器材，必须在定期安排检查时间；注意植物的保养、更换及办公室内的清洁、保洁；注意复印机、打印机、装订机等办公设备的保养。 13．而对于约会和会议的安排，则要注意将事件按照标准排先后顺序，并及时与与会者沟通时间安排 前台文员服务规范 程序 标准 前台 造访： 1．客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。 单个人问候标准语如下： “先生，您好！”或“先生，早上好！” “小姐，您好！”或“小姐，早上好！” “您好！欢迎来到XX公司。” 来者是二人，标准问候语则为： “二位先生好！” “二位小姐好” “先生、小姐，你们好！” 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好” “大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！” 对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下： “X先生好！” “X小姐好！” 对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语： “先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！” a) 引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料； b) 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人； c) 引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； d) 进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门； e) 介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等， 退出。 7．当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。 禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。 电话： 1．听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒； 2．听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下： “您好，XX公司！”或 “您好，这里是XX公司！” 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。 咨询家装业务：先生（小姐），关于这方面情况（家装咨询），让我们公司客户顾问X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！ 找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。） 不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人； 通话简明扼要，不应长时间占线。 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒； 福州翔鹏装饰设计工程有限公司 2008年9月1日个人工作业务总结 本人于200