Access数据库应用技术 教学课件 作者 张宇 等 (版本一) 第5章 报表.pptVIP

第五章 报表 讲授4学时 上机4学时 总体要求 了解报表的基本功能及组成 熟悉报表的视图及分类 熟练掌握创建报表的4种方式 掌握对报表结构进行修改的方法 掌握预览及打印报表的方法 主要内容： 认识报表 创建报表 预览及打印报表 学习重难点： 熟练掌握使用报表向导和设计器创建报表 掌握常用的报表控件 熟悉报表的预览和打印 5.1 认识报表 主要内容： 报表的功能 报表的组成 报表的视图 报表的分类 报表是将信息用打印机以打印形式输出、以打印形式展示数据的一种有效形式。使用报表，可以控制报表上所有内容的大小和外观，可以按照所需方式显示要查看的信息。报表是打印和拷贝数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。 5.1.1 报表的功能 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 可以插入大量的图片、图表以及其他OLE对象美化报表的设计。 可以在每页的顶部和底部打印标识信息的页眉和页脚。 可以利用图表和图形帮助说明数据的含义。 可包含子窗体和子报表。 能按特殊格式排版，例如：可生成发票、电话、标签等。 能打印所有表达式的值。 5.1.2报表的组成 5.1.3报表的视图 1、设计视图 在“设计视图”中可以自行设计报表，也可以修改报表的布局。在“设计视图”中打开报表时，字段列表和工具箱会自动显示出来。 操作要点： 要在“设计视图”中打开报表 先在“数据库”窗口中单击该报表 然后在“数据库”窗口工具栏上单击【设计】按钮。 若已在“打印预览视图”中打开了报表 可以从【视图】菜单中选择【设计视图】命令，切换到报表的“设计视图”中 。 2、“打印预览”视图 在“打印预览”视图中，可以预览报表的版式，浏览报表中的数据。 操作要点： 在“打印预览”视图中，可以预览报表的版式，浏览报表中的数据。 若要显示报表的“打印预览”视图 在“数据表”窗口中单击报表 然后从【文件】菜单中选择【打印预览】命令。当查看由多个页眉组成的报表时，可以使用窗口左下方的浏览按钮在不同的页面之间切换，也可以同时查看多个页面。 5.1.4报表的分类 在Access 2003中，根据报表的形式可以大致分为纵栏式报表、表格式报表和标签报表三类。 1、纵栏式报表 纵栏式报表是在每页中从上到下按字段打印一条或多条记录的一种报表，其中每个字段占一行。这类似于纵栏式窗体，只不过纵栏式报表可以显示多条记录，记录与记录之间用一条横线隔开。 2、表格式报表 3、标签报表 标签报表一般很小，类似于一个标签。一张纸往往可以打印几个到几十个标签报表。 5.2 创建报表 主要内容： 使用“自动报表”创建报表 使用“报表向导”创建报表 使用“图表向导”创建报表 使用“设计器”创建报表 在Access 2003中，创建报表有很多种方法，可以使用“自动报表”或向导来快速创建一个报表，也可以在“设计”视图中根据用户的需要手动创建有特性的报表。 5.2.1?使用“自动报表”创建报表 用“自动报表”来建立一个“报表”。步骤如下： ①打开一个数据库，在数据库窗口左侧的选项卡上选择“报表”对象。 ②单击“数据库”窗口中的【新建】按钮，这时在屏幕上就会弹出一个“新建报表”对话框，将鼠标移动到这个对话框里的列表框中，选择【自动创建报表：表格式】或者【自动创建报表：纵栏式】，并在对象数据的来源表或查询提示右面的下拉框右面的【向下】按钮上单击，在弹出的下拉列表中单击相应的报表数据源，单击【确定】按钮。 ③生成相应的报表。 若选择【自动创建报表：表格式】，则每个字段均以单独的行显示并在左侧附以标志。 若选择【自动创建报表：纵栏式】，则每个记录的字段在一行显示，只在每页的顶部打印标志。 5.2.2?用“报表向导”创建报表 使用“报表向导”创建报表时，向导将提示输入有关数据源、显示的字段、版面已经所需要的格式，并根据用户的选择创建报表。步骤如下： ①打开数据库，在数据库窗口下，单击“对象”栏中的【报表】，然后单击【新建】按钮。 ②在弹出的“新建报表”对话框中选择【报表向导】选项，点击【确定】。 ③出现“报表向导”对话框时，从“表/查询”框中选择作为报表数据源的表或者查询，然后确定在报表中所使用的字段，可以从多个表或查询中选取。 ④在“报表向导”对话框中，确定查看数据的方式。 ⑤在“报表向导”对话框中，确定如何对报表中的记录进行分组。 ⑥在接下来的“报表向导”对话框中，确定明细信息使用的排序次序和汇总信息，最