商务信函的写作.pptVIP

练习 重庆立信市场研究有限公司通过同行的推荐，有意购买20台HP Color LaserJet 2820 彩色激光一体机的打印机，但需要进一步了解机器的详情和价格。故向重庆惠普总经销商顺德有限公司销售部发出询价信。 练习 请为我们学校给2013届高中毕业生写一封推销函，并且在函中要重点推销我系的专业。 练习 假如前面重庆立信市场研究有限公司订购的HP Color LaserJet 2820 彩色激光一体机 。此笔业务已经发生。目前有4台机器不能正常运作，希望HP重庆经销商派代表来维修。立信的地址是“重庆市场沙坪坝区宏泰大厦17-2，联系人为你自己（行政主管） 练习 重庆糖业总公司向贵州生物有限公司订购货物及要求如下。 订购桔水要求： 1、桔水含糖量48%以上 2、要求安排在糖业公司江北分厂、长寿分厂供货 3、具体价格按照贵公司的安排 4、5个月总量3万吨 订购蔗渣要求： 1、需要打包好的蔗渣 2、要求安排在长寿地区周边糖厂供货 3、5个月平均数量供应 5万吨 4、具体价格按照贵公司的安排 （五）催款函 练习 重庆酷歌商贸有限责任公司2012年12月20在德顺公司进购10000件鞭炮，单价300元/件。当时协议规定: 1、这批货物用于春节销售，未销售完的于2013年2月25日返回公司，公司并扣除进价5%的损失。 2、酷歌公司12月20日支付货款70%，余款于2013年2月25日退回货物时结清。 见下页 续上 重庆酷歌公司今年销售情况如下：总销量为8500件，退回1500件。但是退回时酷歌公司并为结清余款。并且截止目前都为结清余款，假如你是德顺公司的业务员，并且此业务是您负责的，请为德顺公司写一封催款函至酷歌公司？ 作业 通过前面的催款函您得到德顺公司的答复如下： 1、余款酷歌公司愿意支付，但是今年酷歌公司在和德顺公司签署的买卖合同中规定，这批鞭炮“向太平洋保险公司购买了客户人生意外保险”此保险的赔率为“80%”保险号为“渝太201201978.” 2、今年在销售鞭炮过程中，此鞭炮自然导致一客户双手截肢，通过相关权威部门评估所有费用为180W，并且保险公司业务A于2013年2月20日前往客户B那里核险。相关材料已经送往重庆太平洋保险公司理赔部。但是保险公司回复必须由德顺公司出面索赔。 请你为客户B向保险公司提交索赔函 谢谢 商务信函的写作 吴义强 一、定义 商务信函简称商函，是指在商务活动中交流信息、联系业务、洽谈贸易、磋商和处理问题的信件，目前主要通过邮寄、电子邮件、传真、电传及电报等方式来进行信息传递。 二、种类 种类：1.按具体业务项目或内容，一般分为联络函、咨询函、推销函、订购函、催款函、寄样函、索赔函、理赔函、报价函、还价函、致歉函、谈判函、调解函、婉拒函。 2.按行文对象，可分为对上级主管部门、对客户或协作单位、兄弟部门等。对上级主管部门多以公函形式出现，属于行政公文范畴；对客户或协作单位，是商务开展过程中最常见的沟通手段。 3.按行文方向，分去函和复函。 三、特点 特点：商务性、联络性、凭据性、简洁性、适度口语化 四、结构形式 （一）结构形式： 称谓+正文+祝颂语+落款+附件 （二）写法 1.称谓：对收信人的称呼，包括单位和个人称谓，根据具体对象而定。两种形式：一种是泛尊称：尊敬的先生/女士；一种是使用具体指姓或指全名的尊称。这一类是对写信人认识的受文者或很明确要发给的人，如：尊敬的黎明总监，单位名称要写全称，如果单位名称和负责人都要写，则单位在上，负责人及职务写在下一行。 2.正文：包括开头、主体、结尾 开头：写明起因或写信的出发点，或承接开头语陈述复信的理由。开头语是商务信函的起始部分，应根据具体情况确定。如主动发信，写“您好”“见信好”等礼节性用语，再说明发信意图，表明主旨；如是复信，可先采用“收到贵公司的来函，非常荣幸”等，或说明于何日收到了对方有关商洽什么内容的商函。 主体：可根据发函的目的、所要表达的内容、理由、经过、要求、打算、措施等作充分的陈述。一般情况下，只要做到表述清楚，具体明确写出发信或复信主要内容，用词确切，简明就可以了，不必过于拘泥于格式和文本。 结尾：用一两句结尾应酬语表示对收信人的礼貌周到。例如提出联络事由的信函，结尾可用“拜托之处，将不胜感激”；询问报价、寄样等商函，可用“盼望回复”，“敬候佳音”等等。 3.祝颂语 所有的商务信函结束都要使用祝颂语。恭祝/敬希/顺颂+商祺/金安/生意兴隆 等。 4.落款 在正文后偏右写发信者的单位名称或个人名称。其中个人姓名前要写职务，或把发函人的姓名附在企业名称后面。日期写在名称下方。 5.附件 在落款左侧靠下方，写“附件”或“附”，然后注明附件的名称和件数，常用的有商品目录