涉外秘书学概论第四章涉外秘书的整体功能.ppt

涉外秘书具有枢纽作用、综合作用、协调作用、窗口作用。 一、枢纽作用 1、从组织内部结构而论 从组织内部结构而论，涉外秘书贯通上下、联系左右、顾及内外，正处于事务之间相互联系的中心点上，起着枢纽作用。 2、从信息传播环节观察 来自上下左右、组织内外、四面八方的信息，在秘书这里汇集。由涉外秘书予以加工、筛选、存储，经处理后，将信息及时分流，传送给决策层、执行层或内部、外部公众。 涉外秘书处于一个组织信息的集散点上，在信息传播过程中也起着枢纽作用。 3、从秘书活动的形态观察 从涉外秘书活动的形态来看，它处于事物从认识转化为实践的中介点上，而不是认识活动的终极。 涉外秘书所服务的决策层，其主要职责之一是制定计划，然后付诸实施。在这一从认识到实践的过程中，秘书的工作并不是对某种认识裁定是否正确、全面、拍板实施。也就是说，秘书的工作不位于认识活动的终极，只是处于中间状态。 如当市场情况变化时，秘书只是将有关信息及时、准确地提供给上司，由上司作出决定。当某一部门出现问题时，秘书也只是承担反映、传达之责······ 从这一意义上而论，其工作也处于枢纽地位。 二、综合作用 由于涉外秘书处于组织贯通上下、联系左右、顾及内外的枢纽地位，她是为完成组织的总任务、达到总目标而服务，从总体上考虑问题，所以，她又具有综合作用。 在涉外秘书的日常业务中，既要为上司制定工作日程，又要上传下达，还得顾及组织与外界的交往，这些都是从组织整体出发而进行的工作，体现出其综合作用。如果没有秘书的综合作用，组织将是各自为阵的一盘散沙，其整体功能难以发挥。 所以，涉外秘书部门成为综合部门，涉外秘书被称为“杂家”。 2、涉外秘书经常要协调的关系 A、上司之间的关系 B、上司与下级的关系 C、职能部门之间的关系 D、内外关系：本单位和外界的关系。 A、仪容要整洁，服饰要大方、得体，举止须文雅。 B、待人要热情温和、亲切友好，具有同情心，乐于为人排忧解难。 C、要长于交际、善于应酬，熟悉交际礼节，了解国外不同的风俗习惯，因人而异接待好各色来客；工作要认真负责，仔细周到，一丝不苟，讲究效率。 秘书与上司的关系：秘书依附、从属于上司；没有秘书帮助处理各项事务，上司也无法实施指挥。上司处于主导地位，秘书处于辅助地位，相辅相成，是红花与绿叶的辩证关系，两者缺一不可。 辅助性这一基本特性，决定了秘书在处理任何工作时，只能以辅助者的姿态出现，服从上司，根据上司的意图和指示办事，而无权自作主张。辅助性的特性也决定了秘书作为上司助手的地位。 秘书上司助手的作用，上司的其他下属无法替代。 2、智力辅助（政务参谋辅助） 秘书要为为上司提供参谋意见，以补充上司思考的不足之处。国外有将秘书视为上司“外脑”之说。 秘书为上司提供智力辅助可以从以下几个方面进行： （1）收集、整理、提供信息 （2）提供决策预案 （3）用逆向思维思考开明的上司考虑的问题 三、被动性 （一）被动性的含义 含义：涉外秘书总是受命围绕上司的领导活动而工作，一切服从于上司的指令和意愿。其工作客观上具有被动性。 被动性是涉外秘书的辅助性、服务性决定的。 又如，在某项指令下达后，上司的命令一般都是原则性的，不可能对它从内容到形式、从整体到细节、从程序到方法、从开始到结束都考虑得十分周密，布置得十分清楚明确。这就要求涉外秘书在遵循指令的前提下，主动地将原则性的指令化为具体要求，逐个环节地去安排落实，力争将这项事务办好。 （二）隐匿性的客观存在 美国的多位总统秘书名不见经传，鲜为人知。 艾森豪威尔总统的私人秘书谢尔曼.严当说：“衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就，一切成就都属于总统。” 日本学者的表述。荀攸与杨修之对比。 正确认识涉外秘书工作的隐匿性，能使人理解其工作取得的虽然不是显山露水的直接效益，但它对于一个组织的整体效益的提高，起着旁人无法替代的重要作用。 五、涉外性 涉外性也就是国际化，前述几种特性是秘书共有的特性，涉外性则是涉外秘书独有的特性，也是涉外秘书区别于其他种类秘书的标志性特征。 我国加入WTO后，管理的国际化成为必然趋势。涉外秘书是单位管理活动中不可缺少的重要岗位。管理的国际化必然要求涉外秘书国际化。涉外秘书要具有国际视野，能和国际对话，工作能力要和国际接轨。这就要求涉外秘书提高自身素质，成为外语熟练、能操作办公自动化设备、懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，了解和适应不同的中外文化环境，具有国际眼光，熟悉国际游戏规则、适应国际竞争需要的高级秘书人才。 （7）安排约见 （8）筹办会议 （9）协助上司谈判 （10）组织和参与公关活动 （11）办理上司出差事宜 （12）办理出国手续 （13）档案保管 （14）管理办公