SWQI702物资供应须知.docVIP

PAGE 中石化中海船舶燃料供应有限公司 上海物资分公司 物资供应须知 文件编号：SWQI702 版本/修改：I/0 ________________________________________________________________________________________ 生效日期：2013年7月15日 第 PAGE 1 页 共27 页 物资供应须知 I 陈申君 戴曜 / 应志鸿 2013年7月12日 版本 编写 审核 会签 批准 批准日期 修 改 记 录 版本号 修改页次 修改 审核 批准 生效日期 H/1 5/6、8/9 鞠荣嫦 戴曜 应志鸿 2010.6.28 I/0 全部 陈申君 戴曜 应志鸿 2013.7.15 1 目的 本须知对船用物资从顾客需求评审、采购、入库、储存、出库、搬运、交付全过程作了规定，旨在确保物料供应服务的质量，使顾客满意。 2 适用范围 本须知适用于上海物资分公司物资供应的全过程控制。 3 定义 合　　同：指分公司与顾客达成的共识，并以某种形式规定的条文。包括传真、要料订单、口头订单、普通物资贸易合同等。 库 存 料：分公司常备的库存物资，又称常备料。 外 购 料：分公司非库存物资，需按顾客要求外购的物资，俗称船名料或专用料。 职能部门：指分公司管理部门--综合办公室、技安科、人事科、财务科。 经营部门：指物资供应部门--船舶供应一部、船舶供应二部、贸易部、备件经营部。 采购部门：指物资采购部门--采购部、备件经营部。 仓储部门：指从事分公司物资、润滑油等储存保管业务的部门--物流部。 运输部门：指从事分公司运输提货、交付业务的部门--物流部。 4 职责 4.1 经理负责组织制订分公司年度工作计划。 4.2 职能部门负责分公司年度生产计划的安排。 4.3 各部门负责制订和实施本部门工作计划。 4.4　采购部负责润物料、备件的采购及润滑油送验。 4.5 船舶供应一部负责中海集团上海地区润物料销售和外部市场润物料销售。 4.6　船舶供应二部负责中海集团上海地区以外润物料和外部市场润物料销售。 4.7 贸易部负责普通物资的贸易业务。 4.8 物流部负责出入库物资和储存物资的验收、发放、保管及物资的提送、运输、包装、交付与退料等。 5 工作程序 5.1 过程策划 5.1.1 各部门按各自分工保证物资供应的条件，保证过程质量的稳定，完成本部门质量目标。 确定本部门物资供应的业务流程图。 本部门机构人员控制图、岗位职责及适任条件。 本部门基础设施明细表。 本部门年度工作总结和下年度工作计划。 针对物资供应确定过程，确保分公司有效文件的正确使用和管理。 确定本部门满足过程要求的质量记录。 5.1.2业务流程图（见附录） 5.2 业务员接单 5.2.1分公司价格管理小组负责制定库存物资的销售价格，综合办公室信息中心负责ERP系统分公司《库存物资价格目录》的信息输入，各经营部门依据《库存物资价格目录》进行报价，并执行公司《物资经营价格管理须知》。 5.2.2 经营部门业务员负责确定油品、物资购销的要求，包括： 1) 顾客规定的要求。包括产品的质量要求及交付与交付后的要求，如交货期限、方式及地点，付款方式及交付后服务的提供等； 2) 顾客未明确规定的要求，但预期或规定用途所必需的要求； 3) 产品及适用的法律法规要求； 4) 公司和分公司附加的要求与对顾客的责任。 5.2.3 经营合同来源于顾客的书面合同、订单、电话、传真、口头协议等等。口头合同或协议必须最终形成书面记录，必须得到顾客认可。 5.3 合同的评审 5.3.1 合同评审的内容和要求 5.3.1.1 合同评审内容包括：顾客的要求是否明确；双方是否达成一致意见；与产品有关的法律要求；分公司是否有能力满足规定要求等。 5.3.1.2 合同签订或成立之前应进行合同评审。 5.3.1.3 顾客订单不明之处由业务员负责与顾客联系，直至顾客确认。 5.3.1.4 经济合同执行公司的《合同管理程序》和《合同评审须知》。 5.3.1.5 客户要料订单由业务员直接评审。业务员根据客户规定的产品型号、规格、数量、价格、 完成的期限、交接地点等具体要求，确保任何与船方要求不相一致的事宜在《配料单》形成前均已得到解决，方可直接在客户订单上签字，并注明评审日期，以示评审结束。 5.3.1.6 如遇顾客有其它要求的特殊订单，由经营部门负责人会同各有关部门进行评审。 5.3.1.7对于顾客的口头订单，业务员必须认真记录有关内容或填写《电话、口头订单记录》并按5.3.1条款的内容和要求进行评审。 5.3.1.8 客户订