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第6章 Access 2007数据库 管理软件 （第2讲）;内容回顾——Access2007的基本知识;6.2 教学案例：“人事档案管理”数据库的基本操作;一、创建“人事档案管理”数据库;二、在“人事档案”数据库中创建数据表;1、修改表结构属性 如果所创建的表结构不符合需求，可对表结构进行修改。例如修改“工资表”中字段属性。 2、保存表结构属性 ;1、定义主键 选中“工号”字段，单击工具栏上的 按钮或在右键快捷菜单中选择“主键”命令，在“工号”字段的左边就会出现一个钥匙标志，表明这个字段已被设为“主键”。 提示：保存表结构时，如果未设定主键，系统会出现一个警告对话框，此时若单击“是”按钮，则系统会自动创建一个自动编号字段，并定义为主键；若单击“否”按钮，则按无主健保存；若单击“取消”按钮，则返回设计视图，由用户自行选择一个主键。 ;2、建立各个表之间的关系 在关系数据库中，为减少数据冗余，把数据分别存储在相互有关系的多张表中，每一张表都是单独建立的，若想建立表之间的关联，就必须要建立表间关系，能使这些表紧密联系，相互链接。表间关系可分为一对一、一对多、多对多三种类型。在“人事档案管理”数据库中，“职工信息表”和“工资表”可通过“工号”字段建立关系。;2、建立各个表之间的关系——步骤 （1）打开“人事档案管理”数据库，选择“表”对象。 （2）单击“数据库工具” 选项卡，单击“关系”按钮，弹出显示表对话框，然后选中“职工信息表”和“工资表”并单击“添加”按钮，在“关系”窗口中出现两张表，然后关闭显示表对话框。 ;2、建立各个表之间的关系——步骤 （3）将“职工信息表”的“工号”字段拖动到“工资表”的“工号”字段上，弹出“编辑关系”对话框，选中“实施参照完整性”复选框，单击“创建”按钮，关系建立成功。;当输入多条记录后，如果要对某条记录进行编辑可能会在查找方面有些困难，这时用户可以通过使用Access 2007的查找功能来快速查找特定的记录，并可以对其进行修改。 （1）查找数据 在Access 2007中，查找或替换所需数据的方法有很多，不但可以查找特定的值，也可以查找一条记录，或者一组记录。;（1）查找数据 打开要进行查找数据的数据表，在“开始”选项卡上单击“查找”组中的“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的值，然后单击“查找下一个”按钮即可查找到指定记录。 ;（2）替换查找数据 若要将查找到的值替换为另一个值，可切换到“替换”选项卡，或者直接单击“查找”组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的值，在“替换为”文本框中输入要替换为的新值，然后单击“替换”按钮即可替换当前查找到的值，若单击“全部替换”按钮，则可替换数据库中所有与查找条件相同的值。如果不替换当前值而要查看下一个符合查找条件的值，可单击“查找下一个”按钮，以忽略当前查找到的值，不对其进行替换。;（3）排序数据 为了方便在表中查看数据，用户可以对表中的记录进行升序或降序排列。在数据表中选择要作为排序依据的字段，然后单击“降序”按钮 ，即可按降序顺序排列各项记录，单击“升序”按钮 则可按升序顺序排列各项记录。;很多时候用户创建的数据表类型是多样的，例如文本文件和Excel数据表等，为了便于将不同类型的数据导入或链接到Access数据库中进行处理和加工；同时，为了使Access数据库中的数据能够被不同的软件环境编辑使用，用户需要将数据表导出为不同格式的文件，例如Word、文本和Excel等类型。;表格1： 创建一个文本格式的文件，每个字段以空格隔开，内容如下图：;表格2： 创建一个Excel格式的文件，内容如下图：;操作步骤： 第一步：导入和链接外部数据（启动Access 2007软件，新建空白的数据库并以“外部数据导入练习”为文件名，点击“创建”按钮保存。）;操作步骤： 第二步：文本类型数据的导入 （1）在菜单栏中选择“外部数据”，在“导入”类型中，选择“文本文件”； ;操作步骤： 第二步：文本类型数据的导入 （2）在弹出的窗口中选择要导入的文本文件，选择“将源数据导入当前数据库的新表中”选项，单击确定后对要导入的数据表进行处理，步骤如下图所示； ;操作步骤： 第二步：文本类型数据的导入 （3）单击下一步，在字段分隔符中选择“空格”，同时勾选“第一行包含字段名称”复选框； ;操作步骤： 第二步：文本类型数据的导入 （4）单击下一步，对字段名称对应的数据类型进行检查，有问题需要进行修改。例如，“工号”字段的数据类型为文本型，“婚否”字段的数据类型为逻辑性等。单击每一列的标题行，在相应的数据类型选项中对其进行修改。 ;操作步骤： 第二步：文本类型数据的导入 （5）单击下一