公文格式与公文处理.ppt

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 《条例》规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。 （三）公文密级管理 1.绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理； 2.未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄； 3.收发、传递和外出携带，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施； 4.对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活动或出境。 （三）公文密级管理 印发传达： 公文发给组织，不发给个人。公文的印发传达范围应严格按照发布层次和有关规定执行。确定知悉范围有2个基本原则：一是工作需要原则。二是涉密最小化原则。 （四）公文印发传达管理 公开发布： 1.公开发布权限。公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围，必须经发文机关批准。不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开发布的，公开时必须请示。 （四）公文印发传达管理 2.涉密公文公开发布前应当履行解密程序。解密的不一定公开，但公开的一定是已经解密的。 3.公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。 4.经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 （四）公文印发传达管理 复制汇编公文视同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志并管理。 （五）翻印复制汇编管理 绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者发文机关的上级机关批准。 翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。 （五）翻印复制汇编管理 《条例》规定：“公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效”。 （六）公文撤销和废止管理 1.清退 清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期和不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。 （七）公文清退销毁管理 下级机关报送的涉密公文，一般不予退回，由上级机关销毁或暂存备查。 有重大错情的公文一经发现即由主管机关立即全部收回，下级机关不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。 （七）公文清退销毁管理 2.销毁 《条例》规定：“不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文”。 （七）公文清退销毁管理 销毁范围：凡无留存价值的公文材料均属销毁范围。 销毁要求：销毁公文时，应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准后，送交专门的涉密载体销毁机构销毁。销毁公文时应由2人或多人监销，直至公文被完全毁灭。 （七）公文清退销毁管理 机关、单位自行销毁的，应严格执行国家有关保密规定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。 （七）公文清退销毁管理 《条例》规定：“机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退”。 （八）公文移交管理 清理移交范围不只是“红头文件”，而是应将个人使用和管理的涉密载体和各种公文资料全部清理并退还原工作单位。 涉密人员离岗、离职对知悉的国家秘密仍然负有保密义务，除做好清退移交外，还要签订离岗保密承诺书，遵守脱密期管理规定。 （八）公文移交管理 4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。 （二）公文审核 1.请示件、报告件没有标签发人姓名或没有签署单位公章的； 2.请示件中所请示事项属政府职权范围内的工作的； 3.请示件没有以党组（党委）名义上报的；