Q_JYJC 02-2019文件管理控制标准.pdf

Q/JYJC 山东建业工程科技有限公司企业标准 Q/JYJC02-2019 文件管理控制标准 2018-7-1发布 2019-1-1实施 山东建业工程科技有限公司 发布 Q/JYJC02-2019 前 言 本标准按GB/T 1.1-2009 《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》的规定编制。 本标准由山东建业工程科技有限公司提出。 本标准由山东建业工程科技有限公司起草。 本标准为首次发布。 Q/JYJC02-2019 1 目的 对本公司应建立并保持文件编制、审核、批准、标识、发放、保管、变更、 修订和废止等各个环节活动的实施控制，并依据程序控制管理体系的相关文件， 确保文件现行有效和保密。 2 适用范围 适用于内外部文件、法律法规、标准、规范性文件、质量管理手册、程序文 件、作业指导书、检验检测方法，以及通知、计划、图纸、图表、软件、规范等 的管理。 3 职责 3.1 公司经理应： 3.1.1 负责质量管理手册、程序文件、的批准及文件发放的批准工作； 3.1.2 公司外发文件的签发、上级来文的批阅； 3.2 质量负责人应： 3.2.1 负责组织编制 《质量管理手册》、《程序文件》和其他管理性文件； 3.2.2 负责 《质量管理手册》、《程序文件》的审核； 3.2.3 负责批准质量记录表格； 3.2.4 负责维护 《质量管理手册》、《程序文件》的有效性。 3.3 技术负责人应： 3.3.1 负责技术文件、检测原始记录格式使用的批准； 3.3.2 负责维护各种技术作业指导文件的有效性。 3.4 各检测部负责人应负责与其职能有关的技术性文件的审批工作。 3.5 各检测人员应负责与其职能有关的技术性文件的编制。 3.6 办公室负责外来文件的管理。 3.7 档案管理员应负责管理体系文件的保管和发放。 4 程序 4.1 文件的分类：文件按作用分为质量文件、技术文件、行政文件等 4.1.1 内部文件：公司内部编制的文件。包括：《质量管理手册》、《程序文件》（或 规章制度）、方针声明、作业指导书和记录表格、会议备忘录、通知、计划、方 1 Q/JYJC02-2019 案、质量和技术活动记录等。 4.1.2 外部文件：指来自于公司外部为公司所引用的文件，包括来自于检验检测 认证认可机构的文件、有关法律、法规、规章、设备操作方法、软件或系统操作 手册、上级主管部门有关指导指令性文件、客户提供的检验方法、资料或设计图 纸、图表、标准、指导书、教科书、备忘录、来自于有关检验检测机构或组织的 非标方法等。 4.1.3 以上文件可能是硬拷贝、电子媒体及数字的、模拟的、摄影的或书面的形 式。 4.2 管理体系文件的层次： 4.2.1 第一层：质量管理手册――是公司管理体系运行的纲领性文件，描述公司 质量方针、质量目标和管理体系各要素的要求、职责及途径； 4.2.2 第二层：程序文件――是质量管理手册的相关文件，对管理体系运行中各 项质量活动的详细、明确描述。 4.2.3 第三层：作业指导书 （是对完成各项质量/技术活动的规定，供检测人员 执行）、标准规章制度等。 4.2.4 第四层：质量记录和技术记录――是管理体系各项质量活动的证据。 4.3 本公司内部编制的文件资料编号和版本识别规定： 4.3.1 质量管理手册、程序文件的文件编号格式： 文件类别简称-文件类别号-四位编制年份 4.3.2 方法标准类文件编号格式： 文件类别简称-标准、规范的类别-标准、规范的序号 注：有自有编号的外来技术文件其自有编号可作为本公司的内控编号使用。