行政及公文写作培训.ppt

行政及公文写作培训 为什么要举办这次培训 集团和各投资企业的行政管理水平偏低 公文写作不规范 集团和投资企业信息沟通渠道不顺畅 希望培训达到的目的 提高集团及各投资企业的行政管理水平 增强各培训人员的公文写作能力 保证集团及投资企业信息渠道的顺畅 改善企业形象 加强集团行政人员的沟通与交流 培训方式 讲授——基本知识和注意点 讨论、交流——分小组进行 考核——案例学习 反馈 汇报 培训内容 常用公文写作 行政公文格式 企业行政工作的内容、职责、要点、方法 集团文件传输渠道和方法 行政管理 行政管理工作 正确认识行政管理工作在企业中的性质、地位和作用 行政管理工作的原则 行政管理工作的特点和规律 行政管理的基本任务 怎样开展行政管理工作 行政管理工作的性质、地位和作用 综合性、严肃性、从属性、服务性 中心地位、窗口地位、枢纽地位 参谋作用、助手作用、服务作用、耳目作用 行政管理工作的原则和特点 三项基本原则： 迅速 准确 保密 四个主要特点 范围广，综合性强 辅助性和服务性 事务性 被动性 行政管理工作的基本任务 领导秘书 会议管理 文书处理 （档案管理） 协调工作 印信管理 保密工作 后勤服务 公务接待 文书处理（档案管理） 印章管理类型和规定 印章种类 公章 单位章 部门章 专用章 经济合同章 财务章 领导人名章 缩印章（单证用） 企业印章标准规定 直径不得大于4.5cm 中央刊五角星 字体、排版 其他印章与单位正式公章在名称、样式上有所区别 印章管理内容 印章印制和启用 印章保管 印章使用 印章停用和缴销 注意事项? 使用范围 使用权限 法人代表章应与公章一起使用 专人保管 携章外出注意事项 注意登记和留存 印章和信件管理 信证的类型 凭证 介绍信 法人证明书 法人授权委托书 信证的使用和管理 专人负责 统一编号 掌握尺度 时间期限 保密工作 哪些是秘密? 公司机密 人事机密 业务机密 运行中的资金 发展战略、经营计划、决策项目、重要信息 内部掌握的意向书、协议、合同、章程、可行性报告、重要会议记录 财务预算和决算报告、财务报表、贷款资料 员工人事档案、薪酬福利纳税社保资料 重大决策中的其它秘密事项 保密工作的密级及期限 秘密——3（10）年 机密——5（20）年 绝密——10（30）年 如何保密 文件资料及物品 指定权限，专人负责 未经批准，不得复制、摘抄或传阅 收发、传递或携带外出，由指定专人负责 保存在保险装置中 涉及秘密的会议或活动 限定参加人员范围 确定会议内容是否传达和传达范围 收集并销毁涉密材料 如何整理会议备忘？ ——看样本 和会议纪要有何区别？ 如何发挥参谋作用 做好调查工作，提供决策依据 分析综合信息，提出建议和办法 组织会议时，对会议的议程、开法、解决什么问题、如何贯彻落实提出参考意见 如何做好助手 协助领导承办好各项事务 协助领导做好协调工作 协助领导落实各类决策 布置 督促和检查 如何为领导服务 与领导处好关系 掌握领导做事风格和行为规律 实事求是反映情况 深刻领会领导意图 提高自身素质 如何为领导服务 为领导服务时注意的问题 做好准备工作 出席场合把握分寸 如何跟随领导参加会议 交办事项要有回音，代办事务要汇报 待人接物——有时需要挡驾 秘书不要轻易说出身份 如何做好协调工作 政策协调 计划制定中的协调 事务工作中的协调 会务协调 受理请示报告中的协调 公务协调 公文协调 关系协调 如何做好接待工作 做好准备 客人的资料 接待的背景、目的 交通工具 宴席——平时留意 住宿 线路和景点 陪同人员 如何做笔记？ 听关键字 抓基本意思和主旨 不要一字不拉地记 不要怕写错字 在关键处画圈 在重点内容下面画线 标星号、箭头、数字、页码等符号 应该养成的工作习惯 随时记录 当日自己的主要活动 本单位大事 领导交办的事情 别人交办的事情或反映的情况 自己想到的事情和设想 换位思考 工作具有侵略性 先做为上 想到就做 即时事即时做 当日事当日做 学会督办、催办 领导 下属 业务联系人员 如何安排会议？ ——案例学习Case Study 产业集团拟在2008年7月份在珠海某宾馆举办投资企业总经理年中会议（当时全国已有多家分支机构），假如你是集团行政部经理，你是如何准备和组织这次会议？同时写出会议组织方案和会议通知。每组派一名代表进行讲解。 如何组织会议会前准备 会议筹备机构或人员 会议名称、时间、地点、与会人员 安排会议议题 会议文件产生、审核、分发、收取 报名和报到 会议编组 会场布置、坐次排列 证件制作 如何组织会议会间组织 签到 引导就座 安排发言 会议记录 会场后勤 资料派发 集体摄影 特殊情况处理