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第 三章 帐务处理子系统 主要内容： 1. 理解帐务处理子系统的流程图 2. 掌握帐务处理子系统各模块的 设计原理 第一节 帐务处理子系统 一、帐务处理子系统 （一）定义：是会计信息系统的一个重要子系统，以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和整理，完成记帐、结帐、银行对帐、帐证表的查询和打印，系统服务和系统管理等工作。 （二）帐务处理子系统的特点 1.规范性强，一致性好：采用世界通用的记帐方法--- 复式记帐法。 2.综合性强在整个会计信息系统中起核心作用：其他子系统仅反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务。而帐务处理子系统的计量单位为货币，具有很强的综合性和概括性，能接受其他子系统传递数据。 3.控制要求严格，正确性要求高：由于报表给有关信息使用者，所以必须保证数据的正确性，结果的真实性，因此要对凭证严格控制。 （三）帐务处理子系统的目标 1.及时、准确地采集和输入各种凭证； 2.高效、正确地完成记帐过程； 3.随时输出各个时期内任意科目发生地所有业务，各个会计期地报表； 4.建立帐务处理子系统和其他子系统地数据接口，实现会计数据地及时传递和数据共享； 5.辅助核算功能。 一、手工帐务处理子系统处理流程 （一）手工帐务处理数据流图分析 1.科目汇总表核算形式 2.记帐凭证核算形式：适用于规模小，业务简单的企 业。 3.汇总记帐凭证核算形式：能减少工作量， 按科目间的对应关系进行汇总，但工作量 大，适用于规模大业务多的企业。 3.手工会计下帐务处理形式的缺陷 ①数据大量重复：凭证上的日期、摘要、凭证号、金额等数据重复转抄，不仅占用存储空间，而且易形成帐表不符，帐帐不符，帐证不符。 ②信息提供不及时：由于工作量大，加大手工速度缓慢，往往要延迟一端时间才能编制报表。 ③准确性差：从记帐凭证到报表的过程中，转抄错误和计算错误难以避免。 ④工作强度大：又快又准，加大会计人员的工作量。 二、计算机帐务处理数据流程 （一）方案一 1.流程图 2.数据库文件 ①记帐凭证文件：属于帐务数据库文件。主要存放录入的所有凭证（未审核、审核、已记帐凭证），用标记区别不同状态的凭证记录。 ②科目余额文件：属于帐务数据库文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额，每个月的借贷方发生额等。 ③对帐单文件：属于临时文件。存放银行给单位的对帐单。 日记帐、明细帐、总帐临时从汇总文件和记帐凭证文件中 挑选加工形成。 （二）方案二 1.流程图 2.数据库文件 ①临时凭证文件：用于存放已录入和审核未记帐的凭证，可对其进行修改。记帐后已审核的记录转移到“历史凭证文件”中，属于非正式会计档案。 ②历史凭证文件：存放已记帐的所有凭证，不能修改，只能用红字凭证冲销。属于正式会计档案。 ③汇总文件：存放科目的年初数、累计借方、贷方发生额、期末余额、每个月的借贷发生额。 ③银行对帐单文件：专门存放银行给单位的对帐单，已达帐可删除。 ④单位银行对帐文件：存放单位没有对上帐的银行业务。 （三）优缺点 1.优点：数据无重复存储 2.缺点：输出日记帐和明细帐的速度慢。 （三）计算机与手工帐务处理流程的区别 1.数据起点和终点不同： 手工数据的起点是原始凭证，数据的终点是会计报表； 计算机方式下数据的起点是记帐凭证、原始凭证和机制凭证，数据的终点是帐簿和报表。 2.数据处理方式不同：手工方式下记帐凭证由不同的财务人员登入帐簿。计算机方式下由帐务处理子系统完成数据处理。 3.数据存储方式不同：手工会计数据存放在纸上；而计算机方式下以数据库的形式存放在磁介物质上。 4.无帐帐核对的必要：手工方式下需对帐，计算机方式下无须对帐。 5.会计资料查询统计方式不同：手工方式下找出相关资料； 而计算机方式下使用查询功能。 6.改变日记帐、明细帐和总帐的输出方式 7.记帐的含义不同：手工方式下记帐是将凭证登记到各个帐簿上；而计算机方式下则是更新汇总文件。 第三节 系统功能模块设计 第四节 帐务处理子系统会计科目代码设计及主要数据库设计 一、会计科目代码设计 （一）会计科目代码：用代码替代会计科目。 （二）使用会计科目代码的原因 1.文字科目的缺点 ①文字形式的科目名称较长,因此占用空间多并且不便于输入； ②不便于计算机识别和分类 2.使用会计科目代码的优点 ①能保证会计科目的唯一性 ②简化会计科目的表现形式 ③能提高输入速度 ④便于对会计数据加工和处理 （三）会计科目编码方案 1.编码方案：群码 例：1020101 2.科目代码结构：一级科目由国家制度规定，明细科目是企业根据自己的情况来确定。 科目代码的扩展性和简明性 3.举例： ①凭证代码设计：类别+顺序码 例：记0001