做好接待工作展示单位的形象.pptVIP

练习题 1.假如你公司新来了一位接待员，上司要求你给她一份她接待时所需的简要指南。那么，这份指南应具体包括哪些内容？ 2.为什么在客人被引进会客室或上司的办公室之前，要派秘书与客人交谈？ 3.你单位要求你开列一份新的接待中心所必需的设备用具的清单，并说明你选用这些设备用具的理由（包括你认为有用的参考资料和记录）。 4.有甲、乙两家公司都是你公司的合作单位。一次甲公司的副总经理到你公司商谈业务，你公司的总经理为了表示友好和尊重，出面接待，全程陪同。两个月后，乙公司的副总经理也到你公司商谈业务，而你公司的总经理恰好有事，抽不出身来接待作陪。作为秘书，你该怎么做？ 5.甲乙两家公司是合作伙伴，甲公司是小公司，是给乙公司的生产提供原料产品的。乙公司是一家大公司，前几年由甲公司提供的原料生产的产品销路很好，甲公司的总经理过来时，都是由乙公司总经理亲自接待。今年开始这种产品销路不好，这时甲公司的总经理又过来。请问乙公司将以什么样的规格接待？为什么？ 6.饭店经理秘书小张刚接到某旅行社打来的电话，说昨天晚上一批游客在这里用餐后出现较多腹泻或肚子不适。假如你是小张，你该怎么处理这个电话？ 7.某企业组织了一次某项技术国际研讨会，将有十多个国家的来宾参加。他们来自中国、印度、俄罗斯、日本、英国、法国、韩国、加拿大、西班牙、荷兰、墨西哥等国家。企业经理让秘书草拟一份礼宾顺序表。现在请你帮秘书草拟一份。同时考虑一下在接待时该注意些什么问题，列出提纲。 任务1  做好接待工作，展示单位形象 知识目标： 1．掌握日常来访接待的要点和程序； 2．熟悉接待工作的基本内容和要求； 3．掌握接待工作的具体环节和技巧； 4．能科学合理的安排食宿、交通、参观等，全方位的展现单位形象。 能力目标： 1．能制定出完备的接待计划表； 2．以良好的形象迎候来访者，做到诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、保守秘密； 3．能够妥善地处理无预约的来访； 4．能够灵活处理领导外出或正在开会等不能按约会见已经前来的客人的情况； 5．能够礼貌地送别来访者，并在来访者离开后对来访情况进行记录； 6．掌握接待程序和接待礼仪。 金城专卖店的接待 长春金成集团有限责任公司是生产“金成”牌防盗门的专业集团公司。2006年，集团在上海星海大商场内以店中店的形式，开了 “金成”防盗门专卖店。专卖店共有50名员工，其中主管、秘书各一名，专卖分店店长两名，销售员、营业人员、技术维修人员若干；设销售部、技术部、会计室等部门。所有员工的平均年龄在35岁左右，具备相应的专业技术知识。这些人员大多有较丰富的营业经验与良好的人际沟通能力，工作认真、仔细，珍惜岗位，奉行金成“诚实守信”的宗旨。 “金成”防盗门上海专卖2001年度的经营颇有成效，因此2002年3月2日至3月4日，集团公司将派专门人员一行3人来检查工作、交流经验。星海专卖店王飞主管的秘书陈丽小姐在接到接待任务后，到王主管办公室请示工作，王主管告诉她，检查人员中有一位是沈阳分公司总经理李明，上海人，是他的老同学，另两位分别是李明的副总项阳和李明的秘书宋词，他们是沈阳人。他们受集团公司任命为检查小组，专程来上海检查三家专卖店的工作情况，3月2日他们会检查店堂布置、促销、服务等工作；3月3日，他们会代表集团公司对三家店的销售成绩作表彰。王主管很重视这次接待工作，要求陈秘书认真拟定接待工作方案。 探究 1．在本案例中，应该由谁出面接待？ 2．陈秘书在拟定接待方案之前，应做好哪些准备工作？ 3．接待工作方案指的是什么？应该有哪些主要内容？ 2.1 接待工作理论概要 2.1.1 接待工作种类 按照来宾的来访意图可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。 按照接待对象的不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。 按照来访者有无预约又可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。 2.1.2接待工作的一般程序 1.制定接待计划 （1）接待规格 ①高规格接待。 ②对等接待。 ③低规格接待。 （2）如何确定接待规格 （3）接待计划的主要内容 ①确定接待规格。。 ②日程安排。 ③经费预算。 ④工作人员。 2.一般接待流程 （1）发出邀请 邀请可以分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请及邮信邀请等。 另一种情况是对方主动提出或是来函来电通知来访的，有时是上级来检查的，就没有以上环节。 ①平时的准备工作 首先做好思想心理的准备工作。 团结合作的工作精神。 ②做好业务知识和能力的准备。 ③做好物质与环境的准备。 （3）普通接待环节 ①预约接待 1）主动迎接和问候。 2）了解情况。 3）发放宾客卡。 4）正确引导。 5）送客。 ②非预约来访者的接待。 1） 热情接待。