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大型交通工程项目的文档管理——Powercom软件在苏通大桥的应用实践 实务 RACTICE 大型交通工程项目的文档管理 —— Powercom软件在苏通大桥的应用实践 胡尧 (江苏省苏通大桥建设指挥部南通626010) 黄勇 (上海普华科技发展有限公司上海200122) 摘要:本文简单介绍了苏通大桥文档管理的信息化过程.侧重于苏通大桥项目管理特点,结合P0werc0m软件的应 用,概括了苏通大桥项目文档的收集,归类,归档,利用等方面. 关键词:项目管理文档管理P0werc0m软件 苏通大桥位于江苏省东部的 南通市和苏州(常熟)市之间,是交 通部规划的黑龙江嘉荫至福建南平 国家重点干线公路跨越长江的重要 通道,也是江苏省公路主骨架网纵 一 —— 赣榆至吴江高速公路的重 要组成部分,是我国建桥史上工程 规模最大,综合建设条件最复杂的 特大型桥梁工程之一.苏通大桥工 程起于通启高速公路的小海互通立 交,终于苏嘉杭高速公路董浜互通 立交.路线全长32.4公里,主要由北 岸接线,跨江大桥和南岸接线工程 三部分组成.其中北接线长约15,1 公里,跨江大桥长约8,2公里,南接 线长约9.1公里.参加苏通大桥建设 的共有9家监理单位~1129家施工单 位,以及设计单位,科研单位,招标 代理单位,投标单位,材料设备供应 商等. 参建单位众多以及项目建设 地域的覆盖面广,使得项目中文档 的集中管理成为难点.我们在苏通 44项目管理技术2007年第2期 大桥项目中,采用了上海普华的 Powercom软件来进行项目中的文 档和沟通管理,该软件的优点在于: Powercom软件作为一个专业 的企业沟通与文档管理软件,不仅 为用户提供了一个方便实用的信息 沟通平台,同时帮助用户对复杂繁 多的工程文件进行有效的管理,并 在工程竣工后实现文件自动归档. 从工程文档的产生,审批到最终的 归档,Powercom~出了一整套解决 方案,其中包括文件的编制记录,审 批流转及整理归档.从而大大减轻 了项目上文件档案管理人员的工作 量,同时也实现了对工程文档的规 范化管理,有效提高了企业的管理 水平. Powercom~件采用的是B/S结 构,客户端用户不需要安装任何 Powercom~序,只需具备一定的网 络条件即可登陆到软件中.同时软 件在设计上吸取了P3E/C的先进管 理思想,提出了EPS,OBS结构,使 得软件不仅适用于单项目管理,也 适用于企业级的多项目管理. 我们从以下三个方面对苏通 大桥项目的文档及沟通管理进行介 绍. 1项目管理中文档与沟 通的重要性及管理难度 对于所有工程项目,往来文档 是El常管理工作中不可缺少的重要 组成部分.工程项目的建设和管理 过程产生大量的文档,这些文档包 括技术,合同,质量,安全,物资,设 计等各个方面,比如施工技术方案, 支付申请,工程验收单,安全检查, 物资采购清单,设计图纸等.这些文 档是整个项目管理过程中不可或缺 的,也是工程项目非常重要的历史 资料.文档资料的管理是否合理,直 接影响到项目进度,项目质量和项 目安全.举个简单的例子:设计图纸 不能够及时交付,就会直接影响工 程项目的开工,也就直接影响了项 目的总体进度.因此,文档管理是 项目管理中一个非常重要的管理 内容,也是关系整个项目能否顺利 完成的关键. 但是,对于国内大部分的项目 来说,文档资料的管理又是一个难 点.这主要是由于很多的工程建设 参建单位对文档管理不够重视所 造成的.针对苏通大桥项目来说, 这个难点就更为突出.因为苏通大 桥的参建单位众多,且项目地域覆 盖面广,对文档管理提出的要求更 高.往往相应的文档能否及时报 批和提交,直接影响了工程项目 的总体进度.另外一个难点是针 对电子文档的管理.大家知道日 常的纸制文件的管理可以通过报 批制度来进行约束,但是电子文 档的收集却没有很好的办法来进 行管理.目前大部分项目的现状 是电子文档分散在各参建单位或 者建设者个人的手中,集中收集 非常困难. 没有办法集中管理,就给工程 竣工资料提交电子档案带来了很 大的难度.并且文档不能集中管 理,文档的利用率就很低,造成知 识的浪费.我们应用Powercom~件 就解决了这一系列的问题. 2苏通大桥对于文档的 具体管理方法 2.1结构化的文档集中管理 电子文件的集中管理,需要一 套完备的分类体系来进行文档的 规范存储.在苏通大桥项目中,我 们利用P3E/C的项目体系[I~EPS体 系来进行电子文件的统一管理.使 用EPS有以下一些优点: (1)项目在一个层次化结构中 集中管理,所有文档按照项目分解 结构分组,为集中有序文档管理提 供了基础. (2)高层可监控低层项目文档. (3)方便用户权限控制. 利用EPS体系,我们就可以将 文件按照结构化方式进行集中