办公室实务概述-精选课件(公开).pptVIP

第一章 办公室实务概述 一、办公室的含义与职能 第二章 文员实务 一、文员的工作顺序 三、办公室环境的布置和管理 （一）办公室环境布置的目的 （二）办公室环境布置的内容与要求 （三）办公室的整理 四、办公器械的使用 五、办公用品的准备 六、办公室和接待室的管理 七、办公室零用现金管理 第二章 文员实务 一、文员的工作顺序 二、文员管理时间、费用的方法 三、文员的工作方法 第三章 电话、电子通讯 电话的接打 因特网的使用 新型电子媒体的运用 新型电子工具的利用 * (一)办公室的含义 办公室：办公室是办公的场所。具体分析办公室有以下几种有同的含义： （1）广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用 于生产的车间，或是医疗室、实验室等。 （2）狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场 所。 （3）特指的：党和政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、 机要员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。 （4）专指的：某种专门的独立的工作机构。 （一）文员工作指导思想： 先作计划、付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程。（这三个步骤并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环） 计划的步骤：1、充分了解即将开始的工作内容 2、思考以什么方法进行效率会最佳 3、上司分派两项以上工作时，要排定优先顺序 实施的步骤 检查的步骤：1、分析计划和实绩的差异；2、把以前做过的或别人做过的工作和目前自己所做相同性质的工作加以比较分析。 (二) 办公室的职能与特征 办公室工作有两大职能： 政务（业务）服务 事务管理：就是为确保有效、快捷的 政务（业务）而开展的辅助性工作， 它是办公室工作体系中不可缺少的。 重要组成部分 一是为上司服务 事务管理的特征（1）服务性 二是为组织服务 三是为公众服务 （2）分散性 一是工作分散 二是人员分散 （3）专业性 一是事务管理涉及面比较广，需 的相对独立性和专业性 （4）主动性： （5）繁杂性 二、办公室实务的范围和内容 （1）办公室实务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。 （2）我国文秘工作可以归纳为15项 P3 （3）国际秘书协会确定秘书（包括文员）的工作内容22项 P5 （4）我国外资企业、合资企业办公室实务（文员工作）可以概 括为10项 P5 （一）办公室环境布置的目的 文员进行办公室管理的空间位置：主要是上司及文秘人员的办 公室、问讯处、接待室或会议室等。 办公室环境布置和整理的目的： 1、创造舒适而又工作效率高的环境， 2、塑造组织形象； 3、建立挡驾制度； 4、有利于保密工作。 （二）办公室环境布置的内容与要求 1、办公室的配置：就是办公室的家具布置和空间设计，必须考