文秘高效管理与写作.ppt

文秘管理与写作 主讲：张 勇 TELE-MAIL：gzddzy@126.com 第六章 信息管理 第一节 信息管理工作的内容和要求 第二节 信息的收集、整理、保存和传递 第三节 信息网站的建设和管理 第四节 信息的保密 学习目标与要求 ★了解信息网站建设的基本程序和管理要求； ★理解信息管理的内容和要求； ★掌握信息收集、整理、保存的方式方法； ★掌握信息保密的内容和要求。 第一节 信息管理工作的内容和要求 一、工作内容 收集信息 整理信息 筛选信息 利用信息 二、基本要求 及时 准确 充分 适用 经济 第二节 信息的收集、整理、保存和传递 信息的基本来源 信息收集的内容 信息收集的方法 信息的整理 信息的保存 信息的传递 信息的基本来源 书面信息 声像信息 计算机数据 各种信息服务机构 文秘人员的第一手资料 信息收集的主要内容 政策法规信息 指挥性信息 本单位信息 社会反馈信息 可比信息 相关信息 未来信息 信息收集的方法 □传统信息的收集方法 ◇索取 ◇剪贴和复印 ◇摘记 ◇标记重点 ◇说明和注释 ◇记录 □电子信息的收集方法。 信息的整理 分类：一般参照“档案系统类目表”，进行分门别类 . 筛选 :将已经初步分类的信息（经过分类的信息便于比较和区别）甄别，将其划分真实信息、虚假信息；真实信息又应划分为有效信息和失效（过时）信息。然后剔除虚假信息和失效信息，保留真实且有效的信息，达到筛选的目的。 信息的保存 □保存方法: 原件保存;目录、索引保存;软件储存 □储存要求: ◇专用的柜、橱或保险箱，要具备防盗、防火、防潮、防虫的功能和条件。 ◇科学地存放排列 信息的传递 □传递方式: ◇内向传递 ◇外向传递 □传递要求: ◇迅速 ◇准确 ◇保密 第三节 信息网站的建设和管理 一、信息网站的建设 二、信息网站的维护管理 ◇网站维护管理的目的和要求 ◇网站管理的方法和技巧 第四节 信息的保密 信息保密的概念 信息保密的内容与要求 信息保密的注意事项 信息保密的概念 信息保密就是保守那些不愿意让外界知道的事情。保密分为无形保密和有形保密两种。 信息保密的内容与要求 文件保密 会议保密 通讯保密 电脑保密 涉外保密 文件保密 印制前按规定标明密级，确定发放范围；机要人员打印或专门印刷厂印制；及时销毁文件的校样、废页、蜡纸、衬纸、胶版等；文件草稿、修改稿、清样应和正式文件一样进行保管；复制秘密文件必须履行审批、登记手续；文件的发放应使用专门的封袋和封条，由专人递送，不能通过普通邮政传递，也不可在普通传真机上传送；文件的收发、传阅、借阅都要有严格的登记手续；应有专人专柜保管，并经常清理、检查。 会议保密 规定保密纪律，进行保密教育；选择具备保密条件的会场，并采取相应的保密措施；严格控制与会人员，本人签到，验证入场，做好点名工作；统一发放、回收或管理会议文件；领导人讲话，未经本人同意，不得整理印发；与会人员不得以任何形式对外泄露会议内容。需要传达的按会议要求有组织、有范围地进行；文秘人员做的会议记录，应同秘密文件一样严加保管。 通讯保密 秘密文件、资料等必须由机要通讯部门或派专人传送；密码、密码机及电报译稿，必须严加保密；拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”，不得明密混用；不得在普通电话上传递秘密信息。 电脑保密 涉密的电脑应放置于专门的电脑房内，电脑房应选择在有安全保障有地方，还应加装屏蔽网或电子干扰器，以防止电磁信号泄密；电脑在安装使用前应请专业部门进行安全技术检查；机房通道应有专人把守，禁止闲杂人员进入；秘密信息及数据软件，应建立和健全使用、借用、复制、移交、保管等保密制度。 涉外保密 涉外活动应注意内外有别，友好归友好，保密归保密；涉密单位不能擅自接待外国人参观访问；参加外事活动以及出国的人员，未经主管批准不得携带秘密文件、资料、笔记本等；凡有外国人常驻的单位（包括中外合资、合作企业），不得让外国人接触我方秘密文件或参加秘密会议，我方人员也不得在外国人面前谈论秘密事项。 信息保密的注意事项 □要克服高人一等的优越心理 □要经得起诱惑 □领导要求保密的事一定要保密 □要善于只听不传 ◇领导者在特定的时间、地点、条件下说的话，要学会“淡化”。 ◇领导者无意中说的话，要学会“不当回事”。 ◇领导者之间互有成见的话，要学会“粘合”。 案 例 与好朋友的谈话 * *