Office 2016办公自动化高级应用案例教程.pptx

第一部分 Word 2016 高级应用案例项目1：公文制作知识技能点页边距与版心的设置Word文档的基本排版和格式化每页行数和每行字数的设置多发文机构排版设置水平线的各项设置奇偶页页码不同的设置将文档保存为模板，以方便重复使用文档的安全保护设置如何输入生僻字导出PDF文档1.1 项目背景公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的、格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。作为一种特定格式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。根据国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，规定了公文通用纸张、排版和装订要求、公文格式各要素的国家标准，适用于各级党政机关制发的公文。公文中一般包含了版头、编号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、签发人、版头中的分隔线、标题、主送机关、抄送机关、正文、成文日期、附件等，但并不是每一份公文都包含了上述这些内容。1.1 项目背景应届毕业生小张考上了某部的公务员，担任秘书工作，主要工作任务根据既定的内容完成公文文件的排版制作。这天，小张接到领导的安排，要求制作一个公文文书，发送给相关部门，为保证文书的安全，要求对文档的操作权限进行设置，为了保证文档在不同版本的系统下能正确浏览，需要将文档保存为PDF格式，同时对生僻字要能正确输入，页面排版要符合国家相关标准的规定等要求。1.2 项目简介图1-2公文样本图1-1公文版面布局1.3 项目制作1.3.1 新建并保存文档（1）启动Word 2016；（2）单击【文件】-【新建】，选择【空白文档】，如图1-3所示；（3）点击保存按钮，或点击【文件】-【保存】，选择【浏览】，选择适当位置；（4）在【文件名】输入框中输入“政府公文制作”，如图1-4所示；（5）点击保存按钮。图1-3新建文档图1-4保存文档1.3.2 文字录入在Word文档内输入如下的文字，如图1-5所示图1-5录入文字1.3.3. 页边距与版心尺寸设置按照公文格式要求，纸张大小采用标准A4大小，天头（上白边）为37 mm±1 mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。步骤1：设置纸张大小为标准A4，尺寸大小为21厘米ⅹ29.7厘米。选择菜单【布局】-【纸张大小】，确认选择【A4】，如图1-6所示步骤2：设置天头和订口公文中所说“天头”，即为通常所说的上页边距，订口即左页边距。选择菜单【布局】-【页边距】-【自定义页边距…】，如图1-7所示。步骤3：选择【确定】按钮。至此，页面的天头、订口位置确定完毕。图1-6选择纸张大小图1-7选择自定义边距选项在图1-8所示的窗口中，上页边距定义为3.7厘米（即37mm），左页边距定义为2.8厘米（即28mm），为了确保图1所示的版心大小（156mmⅹ225mm）,需要同时设置下边距为3.5厘米（即35mm），右边距为2.6厘米（即26mm）。版心大小的宽为21-2.8-2.6=15.6（厘米），高为29.7-3.7-3.5=22.5（厘米），契合正式公文的版心大小要求。【小贴士】如果需要更改页边距的度量单位，如将厘米改为毫米为单位，可通过选择Word 【文件】-【选项】-【高级】，选择【显示】组，将度量单位选择为“毫米”，如图1-9所示。图1-8定义页边距图1-9更改显示单位设置每页行数和每行字数正式公文中，一般要求每页排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。步骤1：选择【布局】菜单，在【页面设置】功能组中，点击右下角的三角箭头，如图1-10所示。图1-10更多页面设置步骤2：如图1-11，选择【文档网格】选项卡，点击【字体设置】按钮，弹出如图1-11所示窗口。图1-11文档网格选项卡图1-12设置字体步骤3：设置字体由于公文中的正文字体要求仿宋三号字体，因此，需要先设置字体后，设置的行数和每行的字符数才能正确显示。如图1-12，设置正文的【中文字体】为“仿宋”，【字号】为“三号”，点击确定，回到【文档网络】窗口步骤4：设置每页行数和每行的字符数如图1-13，在【网格】部分，选择【指定行和字符网格】，在【字符数】部分，每行处输入“28”，在【行数】部分，每页处输入“22”，并记住行数部分的跨度“28.95”，点击确定。【小贴士】也可以通过设置跨度值来实现每页的行数和每行的字符数，当点击 符号，前面的数字改变时，行数和字符数会自动发生变化。图1-13设置跨度值图1-14打开段落设置对话框步骤5：设置段落的行间距如图1-14，选择【开始】菜单，点击【段落】功能组右下角的下三角符号 ，弹出“段落设置”窗口。设置段落间距，【段前】和