11第十一章文件紀錄管理系統.docVIP

PAGE PAGE 2 11- 第十一章 文件紀錄管理系統 11.1 目的 為有效管理所辦工程之文件檔案資料，而將有關該工程之資料、文件、紀錄等妥為分類並分別建檔保存，俾使能便捷且有系統的調卷、尋找、歸檔、移交等。 11.2範圍 本程序適用於本署所有已發包決標之專案管理工程施工階段文書檔案管理作業。 11.3說明 A、為建立有效率的品質管理制度，應將工程進行中之相關資料、文件、紀錄等妥作分類建檔管理，除可供工程進行期間能有效完整的管控、檢討，並作為工程估驗、驗收之憑證。 B、檔案管理應依工程規模、工期及各單位工務作業流程，經協調約定後而個別訂定檔案管理之存取、調閱、備份、清檔原則及編碼方式。 C、檔案管理作業如下: (1)建立登記簿，辦理收發登記工作，以便事後查證、調閱追蹤管理 (輸入電腦存檔以 利作業) 。 (2)為避免文件、紀錄散失或遭抽換，應逐頁編碼並加註日期，並應製作索引置於所有 檔案資料冊之頁首以利查核。 (3)各單位依業務需要，將文件紀錄進行分類，例如 A.施工預算書卷 K. 工程查核、督導、抽查紀錄卷 B.工程契約卷 L. 工地抽查（驗）紀錄卷 C.專案管理工作計畫書卷