中信物业集团信息化管理需求总结.docxVIP

PAGE PAGE 1 中信物业集团信息化管理需求总结 一、 物业档案 1） 物业类型 包括住宅、写字楼、商铺、厂房 A：八卦岭管理处：中厂房存在拆分和合并的情况，建议用代码来代替原有的厂房编号(原来的编号为 426、427、428、429，现在统一用 A、B、C、D 来替代，若 A、B 合并则为 AB。 在宿舍编号方面是 21 栋、22 栋则房间编号可以为：21 栋-101-110(21 栋从 101 号房间到 110 号房间)。 B：海滨花园管理处：一部分则分为 A、B 座，房号为：4A1―4A6（表示 4 楼 A 座 1 号房到 6 号房）。海滨花园管理处：另一部分则按 A、B、C、D、 E、F 分别为栋号，例：A1201（表示 A 栋 12 楼 01 号房） C：海天一色管理处：分三大栋，七个单元，统一按阁来统计。 以上物业编号不规则，但为统一管理，处理办法： 有规则编号都按座（栋）+楼层+房号(位置编号)，批量生成。 厂房编号不规则且存在拆分情况，我们的做法是在租户资料中直接填写租户租的面积、楼层、位置编号后生成厂房编号，不采用批量生成。 二、 租赁管理 在统计报表方面（八卦岭、城市广场） 需要宿舍、商铺、厂房各自分开的租赁月报表及相关的报表（见报表分类） 1）平面图（八卦岭、城市广场） A：平面图来标注物业租赁的情况，包括期限、单价、面积、金额等B：需要统计出租率，按面积来统计 此出的平面图是指按租户所租的位置按左东右西来村注的表格。 2）历史资料（八卦岭、城市广场） 需保留客户的历史资料，期限是三年。 由用户自己删除，不要自动删除，以保资料完整。 委托出租（海天一色） 小区里有委托出租的情况：小区里有出租房，存在业主委托出租的情况，只要求能登记到相关租房的租户基本资料。Vein 与 Lenon 建议以业主成员的情况来对业主的租户进行登记。 租金优惠（八卦岭、城市广场） 租金在租期类有变化，比方 sars 的时候租金就有优惠，这里就只要录入一个相关金额就可以了，不需要再计算。备注里面要求写入为什么要优惠。 退租情况（八卦岭、城市广场） 退租有三种情况：1、客户欠费自走。2、协商结清费用。3、定金抵租金 时间提示（城市广场） 需要自己来设定交租时间提前几天的提示。 户外广场租赁（城市广场市场部） 广场租赁流程：洽谈意向――签合同（活动举办前付款由财务部处理，压金）――退压金 希望系统能为其实现，在合同未失效前，弹出对话框（已签定合同，不能再租与其它人）。模块中可以对租赁日期、租赁场地名称、客户名称、租赁的目地是什么、收入进行记录。 广场总的划为五个片区，中信方面希望能自己定义。附上了一份中信城市广场公共场地租用协议（标准）。 客户黑名单 经常拖欠租金达到一定的累计额就把他放入黑名单中 具体的工作流程：租赁部负责找租户，谈合同，签订合同。运营部负责收楼，收租 金和投诉等跟进工作。租金上的收取由财务负责，但是租金的催缴工作由租赁部负责。 三、 客户管理 1）历史资料（八卦岭、城市广场） 需保留客户的历史资料，以备查询，期限是三年 过滤网（城市广场） 在登记住户资料时候，有些没有输入的资料则在查看时不显示出来 四、 投诉管理 1）权限方面（城市广场） 各自处理人员都有相应的权限，权限上相关的人员只能看到相关的按钮。查看所有的投诉记录用本系统中自带的。 2）投诉回访（物管公司） 投诉管理过程是由下面的管理处自行进行，物管公司只需要查看各个过程， 并且抽样进行回访。 统计报表 A：需要登记重大投诉和客户满意度调查表。 B：点击各个物业有列表的统计，但是所有物业的统计能够做成柱状图来显示。 工作流程：投诉管理过程是由运营部登记投诉，然后由工程部派工、处理。最后由运营部安排回访。 相关报表，请参考共享目录 Gaiety＞按系统模块整理的调研材料及分类文件！！ 五、 环境管理 只是简单的登记，查看功能。提供了两张表：卫生考评表、男洗手间检查表 还有很多表格没有提供。已经敦促他尽快提供 外包公司有相关的资料需要录入、查询 提到每年需要做一个危险废品的收集工作，表格 ISO 9000 中提供 相关报表，请参考共享目录 Gaiety＞按系统模块整理的调研材料及分类文件！！ 六、 保安管理 1、有一个夜间查岗和消防演习计划，需要审批 2、提到社区文化计划，需要审批。 在 ISO 9000 中提供相关报表，请参考共享目录 Gaiety＞按系统模块整理的调研材料及分类文件！！ 七、 工程维护管理（设备管理、报修管理、仓库管理） A：设备管理 1、 增加设备资料模块 在系统设备管理中除设备清单、保养计划、保养记录、运行记录、维修记录五大块外，还增加一个设备资料。在保养计划、保养记