律师事务所业务案卷的管理.docVIP

律师事务所业务案卷的管理 一、卷内文件管理 1．业务立案后，牵头合伙人应指定其专职秘书或承办律师做卷宗负责人，负责卷内文件的管理。 2．开卷时，卷宗负责人应认真填写《卷内文件清单目录》。 3．卷宗负责人应将文件清单目录及卷宗放入合伙人指定的文件柜，并制作相应的卷宗提示牌，提示牌上应标明案号、客户名称和案件名称。 4．合伙人或承办律师每收到或发出一份文件，卷宗负责人都应在《卷内文件清单目录》上做详细记载并存入卷内。 5．卷宗负责人应定期对自己所管理的案卷进行例行的检查和核对，如发现卷内文件与文件清单目录上的记载有出入，必须立即与合伙人汇报及承办律师沟通核查。 二、结案归档 1．合伙人或承办律师在完成客户委托的业务后，应尽快结案并指示专职秘书归档。 2．专职秘书归档时应认真核对《卷内文件清单目录》上记载的文件与该案卷内的文件是否一致，如发现不一致（包括文件份数或页数）应立即与合伙人或承办律师核查。如经证实有文件丢失情况，应在案卷内做出文字说明。 3．专职秘书在归档时应在所内律师业务管理软件中打印该案子的所有（汇总和详细）律师工作情况，并归入档案。 4．专职秘书应将卷内文件按文件清单目录顺序排列，并将《卷内文件目录清单》放在首页，《案件情况汇总表》、《承办律师工作记录表》放在尾页，按办公室要求装订好并放入卷盒。 5．专职秘书在完成归档工作，并征得合伙人的同意后，应将卷盒与立案地区的业务档案管理局，并做交卷登记。 三、案卷管理 1．本所存档案卷由立案地区的业务档案管理员负责管理。 2．各合伙人在本年度立案的案卷，原则上讲应在立案时间后的一年之内必须交与本所统一管理。若有特殊原因不能上交者，应向当地业务档案管理员做出书面说明。 3．凡上交存档的案卷均按年度、案号做分类管理。业务档案管理员负责在档案柜架上编号、排列。 4．如合伙人、律师需要查卷或上交存档的案子需要续做，合伙人、律师可提交案号或业务种类等索引，由业务档案管理员负责查找，并办理借阅手续。 5．合伙人、律师应按借阅手续中注明的归还时间归还档案。如在注明的时间内不能归还应办理续借手续。