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2020年整理国家开放电大考试《办公室管理》简答题汇编附答案
办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面?
答:一是为上司服务,使上司摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上;
二是为组织服务,为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境;
三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道通畅,密切与社会各界联系。
核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容。
答:(1)查是否需要行文,以什么名义行文;(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾;(3)查要求和措施是否明确具体,切实可行;(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签;(5)查行文是否规范,文件格式是否符合规定。
衡量会议质量的会前基本标准有哪些?
答:会议是否确有召开的客观必要;会议目的和会议风气是否端正;会议时机是否已经成熟;会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位;各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件。
会见与会谈的前期准备工作有哪些?
答:(1)确定议题和明确目标;(2)收集信息和分析双方材料;(3)确定参加人员;(4)双方协商时间、地点;(5)布置座位。
简答办公室的主要特点。
答:(1)辅助性;(2)综合性;(3)服务性。
简答电子公文处理过程的五个环节。
答:创建:根据一定的规则建立电子公文的过程。
办理:通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。
交换:按始发者意图进行跨系统的公文传递。
归档:依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。
销毁:依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。
简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
简述办公室的四种含义。
答:(1)广义的:泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等。
(2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如厂长办公室等。
(3)特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅。
(4)专指的:某种专门的独立的工作机构,如国务院台湾事务办公室。
简述办公室督查工作的方式。
答:(1)现场督查;(2)会议督查;(3)书面督查;(4)电话督查。
简述办公室设备使用规范。简述常用办公设备使用规范。
答:(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作;
(2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的;
(3)注意安全,注意节点,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限;
(4)未经上司允许,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务;
(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离;
(6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。
简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务。
答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。
(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。
(3)完成阶段,主要是撰写调研报告。
简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。
答:第三代时间优先级管理,讲求优先顺序的观念,即把要做的事情区分轻重缓急,又叫ABCD法则。
A.重要且紧急—必须立刻做。
B.紧急但不重要(如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你,有人突然打电话请你吃饭等)—只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。
C.重要但不紧急(如学习、做计划、与人谈心、体检等)—只要是没有第一类事的压力,就应该将其当成紧急的事去做,不要拖延。
D.既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)—有闲工夫再说。
简述公共关系的三大构成要素及其原则。
答:(1)三大构成要素是:①主体:社会组织;②客体:公众;③手段:传播途径。
(2)公共关系原则:公众利益至上;实事求是;互惠互利;双向沟通;始终如一;开拓创新;整体统一。
简述公文校对工作要求。
答:(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等;
(2)解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题;
(3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理;
(4)需要使用标准校对符号;
(5)对于重要的或者大量印制的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。
简述会务管理的要求。
答:(1)会前的最后检查:工作认真负责、细心、耐心;
(2)组织签到和登记
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