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江淮建设股份有限公司
文件下发管理制度与程序
一、目的
为进一步完善公司文件管理,让公司文件的下发更加规
范、合理,从而提高公司下发文件的质量和提升下发文件的
效率,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司各部门的文件下发工作。
三、管理责任
1、综合办是公司文件的统一管理部门,主管本公司并
负责指导各部门的文件下发工作。
2、公司各部门在文件管理中必须严格执行公司相关保
密规定,确保公司信息安全。
四、 发文规则
1、公司文件的下发由相关部门起草,未涉及跨部门事
项的文件,归各部门管理,由部门经理及分管领导审核后,
呈交总经理审阅批准之后生效;涉及跨部门事项的文件,发
文部门起草后,应先征求相关部门意见,并经相关分管领导
审核后,呈交总经理审阅批准后生效。
2、综合办设立专门人员对公司文号及发文格式进行管
理。批准生效后的文件原件及电子档备份由综合办存档,并
1
统一编制文号,最后将修订好的电子文档或书面文档发至相
关部门,并保存发文记录。
五、文件格式
1、文件一律采用A4 或B5 型号的纸张打印,页面边距
按标准版面。
2、主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗);二级
标题为三号黑体;三级标题为三号宋体加粗;正文均为三号
宋体。
3、所有正式的下发文件要求统一编号,各部门代字如
下:
副总办 江总字
综合办公室 江办字
工程部 江工字
市场经营部 江市字
财务部 江财字
人力资源部 江人字
六、文件的校正程序
先由相关出台文件的责任部门起草,综合办负责初步编
制文件,公司文件若需修改,由相关部门提出书面意见,经
相关领导审阅批准后,由综合办按规范进行修改。修改之后
的文件经综合办统一以电子文档或书面形式发往相关部门。
无保留价值的原书面文件需送还综合办,由综合办统一销
2
毁。
七、文件审批程序
1、公司的文件采取逐级审批的程序,应将拟制的文件
报送直接上级审核。
2、公司领导审批后,再由综合办统一发放至相关部门。
3、文件审核(批)的重点是:是否需要行文;是否符
合公司的规章制度;是否应与有关部门协商、会签;文种使
用、公文格式、文字表述是否符合本制度规定等。
4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件,正
式发文前应先经总经理审核,由总经理签字或盖章确认。
八、文件发放办法
1、按各部门、各级领导职权划分的规定,各级领导负
责签发职权范围内报送的文件。
2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件
由总经理签发。
3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签
发。
4、文件在公司领导签字或盖章后生效。
5、文件发放人员负责本部门的发文工作,对于公司全
部发文,要进行登记,即填写《发文登记表》。
6、文件收发人员应将原件进行归档管理,将文件的复
印件发至抄送部门,并将相关文件电子版上传到公司群共
3
享。
九、收发效率与管理
1、公司综合办负责公司的文件发放工作,所有针对公
司全部人员下发的文件一律由综合办人员进行登记,即填写
《发文登记表》。
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