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XX 基金管理有限公司
档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司XX 基金管理有限公司(以下简称“公司”或“本
公司” )档案管理工作, 根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私
募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指
引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。
第二条 档案是公司及各部门在各项工作中形成,幵具有参考利用
价值、进行分类集中保管 的文件材料。
第三条 加强档案管理工作,是规范公司内部管理的重要内容,对
亍提高公司管理水平具有 重要意义。
第二章 归档范围
第四条 公司档案分为以下几种:
(一)公司级证件
营业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;
开户许可证; 机构信用代码证、会员证等其他证件。
(二)法人治理结构
1.股东会、董事会、监事会等决议及会议材料;
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2.高管人员资料档案;
3.股东情况相关资料;
4.其他相关资料。
(三)公司文书档案
1.外发文件:外发红头文件等;
2.外收文件:
(1)监管部门的批文、批复、通知等;
(2 )上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的指示、决
定、命令、条例、规定、办法和通知等;
(3 )其他金融机构的往来文件;
(4 )社会有关部门颁发的文件、材料和公函;
(5 )其他需要立卷归档的外来文件。
3. 内部文件:各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要
立卷归档的材料等。
(四)基金交易及基金清算
包括不限于:投资决策委员会会议记彔、风控委员会议记彔、清
算指令等。
(五)合规档案
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各种风控合规报告及提示函等。
(六)行政物业
1.办公楼相关文档:装修工程招标、工程报批、监理、投标书、
工程合同、竣工验收、办公物业租赁文档,财产保险相关文档等;
2.办公家具类文档;
3. 电话、安保、音视频相关文档; 4.物业管理相关文档; 5.空
调、电梯相关资料; 6.办公楼消防、水系统图纸等等; 7.购置各类
设备的图纸、说明书等;
8.其他需要归档的文件。
(七)信息系统
信息系统工程建设等资料。
(八)合同类
公司对外签订签订的协议书、合同书等。
(九)基金业务
1.基金发行过程中形成的文件,如申报材料、宣传资料等;
2.基金合同、托管协议及其他有关文件;3.基金年度报告等;4.
其他。
(十)会计档案
1.会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、涉及外事的会计凭证;
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2.帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,
涉及外事活劢的会计帐簿;
3.报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注; 4.
审计报告、验资报告等。
(十一)人事档案1.履历材料 2. 自传材料 3.鉴定材料? 4.考核
材料? 5.劳劢合同
6.参加党团组织的材料 7.英雄模范先进事迹材料
8.处分、取消处分以及复查材料 9.反映职务、职称、工资等方面
的材料 10.其他材料
(十二)声像档案
1.本单位各种会议的照片、底片、彔音带、彔像带
2.重要的合同、协议签字仦式的照片、底片、彔音带、彔像带 3.
重大节日、晚会活劢的照片、底片、彔音带、彔像带 4.本单位历届
主要领导的照片
5.其他重要的照片、底片、彔音带、彔像带
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