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案例学 Word 2003 制作资金预算表 制作统一邀请函 案例学 Word 2003 案例4：制作统一邀请函 文档的分栏操作 邮件合并的基本概念 将外部数据源合并到 Word 文档中 邮件合并文档的处理方法 制作统一的邮寄信封 案例学 Word 2003 案例4：制作统一邀请函 在企业的数据库中会保存着大量的有价值数据，这些数据经常保存在 Microsoft SQL Server、Microsoft Access、甚至 Microsoft Excel 中，而同时又需要根据这些数据信息制作出大量文档，如邀请函、信封或者是工资条等。 面对如此繁杂的数据，借助 Word 2003 中提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，完全可以轻松、准确、快速地完成数据整合应用的任务。 案例学 Word 2003 案例说明：制作统一邀请函 如果需要制作一个邀请函，若要一封一封地将邀请函邮寄给不同客户，比较费时费力；若在电子邮件的“收件人”文本框中输入所有收件人的邮件地址，又会给收件人或者邀请人一种不被重视的感觉。 解决办法？ 使用 Word 2003 提供的“邮件合并”功能。它可以将一份制作好的邀请函与已经在数据库中保存的包含有客户信息的数据源结合起来。这样既可以一次性发送给所有的客户，又可以让客户在邀请函上只看到自己的姓名，使其感到您对客户的重视。 案例学 Word 2003 案例说明：制作统一邀请函 本案例就是一个在利用 Word 制作的邀请函文档中合并了 Excel 数据源后的例子，其中 Word 文档中的被邀请者姓名等信息都是从已经存在的 Excel 工作表中自动读取过来的。 利用这样的一个邀请函文档，用户只需要专注于 Word 文档的制作，不必因为邀请名单的改变而对文档作丝毫的改动。 案例学 Word 2003 案例说明：制作统一邀请函 案例学 Word 2003 案例知识点：制作统一邀请函 首先要明确“邮件合并”的概念。Word 的邮件合并特性可将一个主文档同一个收件人列表合并起来，最终生成一系列输出文档。 基本概念 1．主文档 是一个经过特殊标记的 Word 文档，它是用于创建输出文档的蓝图。其中包含了基本的文本，这些文本在所有输出文档中都是相同的，比如信头、主体以及落款等等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。 案例学 Word 2003 案例知识点：制作统一邀请函 2．收件人列表 它是一个数据源文件，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它是保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等的列表。 Word 2003中支持邮件合并的数据源： · Word 表格：就是在 Word 2003 中直接创建的表格，它可以在邮件合并过程中进行创建。 · Excel 工作表 · Outlook 联系人列表 · Access 数据库 案例学 Word 2003 案例知识点：制作统一邀请函 3．邮件合并的最终产品是一系列输出文档，有些文本在所有输出文档中都是相同的，而有些会随着文档的不同而发生变化。 利用“邮件合并”功能可以创建如信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个 Word 文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档。 案例学 Word 2003 制作步骤：统一邀请函 使用邮件合并功能之前需要先建立主文档，为数据源的建立或选择提供标准和思路。 本例中的主文档是利用 Word 制作的邀请函文档，那么我们就先来制作这个会议邀请函。 案例学 Word 2003 制作步骤：4.1制作会议邀请函 会议邀请函不同于其他活动的邀请函，它往往代表企业的一个形象。因此，会议邀请函的制作不仅要美观大方，而且要大气、正规。 （1）首先要先确定邀请函的尺寸。 执行【文件】|【页面设置】命令： 打开“纸张”选项卡，在“纸张大小”中，“宽度”为“21 厘米”，“高度”为“14.5 厘米”； 打开“页边距”选项卡，将“上”、“下”页边距设置为“2 厘米”，“左”、“右”页边距设置为“2.2 厘米”。 案例学 Word 2003 制作步骤：4.1制作会议邀请函 （2）设置邀请函的结构。本例设计的邀请函是一个对折的形状，那么就要将页面分成两栏。 执行【格式】|【分栏】命令，打开“分栏”对话框： “预设”选项，选中“两栏”； “宽度和间距”选项，“宽度”设置为“21.4 字符”，“间距”设置为“2.02 字符”； 选中“分隔线”复选框。 在“预览”区查看分栏后的页面效果。 设置完成后单击【确定】按钮即可。 案例学 Word 2003 制作步骤：4.1制作会议邀请函