Excel与Word的数据转换.ppt

§2-2 Excel与Word的数据转换 * * 第二节 Excel与Word的数据转换 Excel与Word的数据转换 在进行文件制作处理中，常常需要在Word文件中引 用数据，或对Excel表格中的数据加以文字说明。 利用Excel与Word之间信息交换的办法，可以方便 有效地把一些存储在Excel文件中的数据，与一些 存储在Word文件中的文字进行数据转换，实现文、 表结合。 [举例]将Word文档“关于课程的说明.doc”以文本框形式转入到Excel文件“课时统计.xls” 表格中。 Excel与Word的数据转换 操作：打开“课时统计.xls” ，在“插入”菜单中选择“对象”，找到“关于课程的说明.doc” 。 Excel与Word的数据转换 Excel与Word的数据转换 选中插入的Word文本框，调整其大小并移动到合适的位置。 在文秘日常工作中，常常需要进行诸如信访 调研、客户联系、书面信函、对外发布信息 与通知等。利用Excel和Word之间的邮件合并 功能，可以把那些信函内容相同，称呼不同 的信函分别发送给不同的客户。减少了重复 性劳动，提高了文秘工作效率。 Excel与Word的邮件合并 Excel与Word的邮件合并 在Word中，选择“工具”菜单的“邮件合并”，将打开“邮件合并帮助器” 。利用该帮助器可以创建套用信函、邮件标签、信封或分类。 帮助器将引导你组织地址数据、将其合并到通用文档中并打印生成带有个人信息的文档。 邮件合并帮助器的使用方法 主文档中包括重复出现在套用信函、邮件标签、信封或分类中的通用信息。 ⒉打开或创建数据源 数据源中包括在各个合并文档中不同的数据，如，收件人姓名、地址。数据源可以是已有的电子表格、数据库或文本文件或用“帮助器”创建的 Word 表格。 ⒈打开或创建主文档 邮件合并帮助器的使用方法 合并域是占位符，指示Word在何处插入数据源中的数据。 ⒊在主文档中插入合并域 ⒋数据源中的每一行会生成一个单独的套用信函、邮件标签、信封或分类项。可以将合并文档直接发送到打印机、电子邮件地址或传真号码，或汇集到一个新文档中以便于以后审阅或打印。 ⒋将数据源中的数据合并到主文档中。 邮件合并可以使用的数据源类型 邮件合并可以使用任何类型的数据源，包括 Word 表格、Outlook 联系人列表、Excel 工作表、Access 数据库和 ASCII 码文本文件。 自定义邮件合并时，可以指定要合并的数据，预览合并文档并调整合并结果。 例如，可以向指定顾客发送邮件，或让 Word 提示输入与顾客会面的日期和时间。 邮件合并操作步骤 ① 在“工具”菜单中选中“邮件合并”，在“邮件合并帮助器”对话框中，单击“主文档”的“创建”按钮。 邮件合并操作步骤 ②选择“创建”选项中的“套用信函”。在屏幕信息中，单击“活动窗口”按钮。这一步指定了信件的正文部分。 邮件合并操作步骤 ③单击“数据源”的“获取数据”按钮，选择“新建数据源”选项，出现“创建数据源”对话框。 邮件合并操作步骤 选择“删除域名”将“域名行中的域名”中除姓名、单位、职务外的所有域名全部删除，并设置文件位置，保存为Word文档“通讯录”。 在系统弹出的对话框中选择“编辑数据源”按钮，依次填写“数据表单”对话框中的相关数据内容。 邮件合并操作步骤 邮件合并操作步骤 ④在当前Word窗口中录入正文内容如下；将光标移到要插入数据源的位置，即“尊敬的”后面。再单击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”按钮→选择需要插入的域名。 邮件合并操作步骤 单击 “合并选项”按钮，再单击“合并”对话框中的“合并”按钮。这一步操作就可以把不同的单位、姓名、职务信息插入到正文内容相应的位置上。 * *