档案管理标准 文档.doc

XXXX 有限公司文件 管字【 】 003号 XXXXX 有限公司 档案管理标准 主题词:档案 管理 下发范围:全公司 发文机关:综合管理部 发文日期:2013年 4 月 15日 共印 份 拟稿:郭豫鲁 审核:签发: 1. 目的 为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案,并有效地保存、利 用档案,使之服务于公司各项经营管理工作,特制订本标准 . 2. 适用范围 公司全体员工 3. 档案管理职责 3.1必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程。 3.2必须层次分明,符合其形成规律,归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等 必须齐全,整洁整齐、编制流水页码; 3.3归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批,不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写。 3.4负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作,档案的收集、保管、销毁及相关部门查询 借阅登记管理工作。 3.5其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档,接受 管理部门的指导、检查。 3.6档案管理员应严格遵守保密规则, 不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、 保存、 查询、 借阅登记等管理工作, 档案管理员工作有变动时, 必须办好移交手续档案管理员工作 有变动时,必须办好移交手续。 4. 档案的种类 4.1. 经营管理方面所用的证件 4.1.1 公司成立的各种资料:公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资 审计报告、公司高层管理机构人员名单(董事会、监事会、法人代表等;公司组织机构代 码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证(国地税正副本 、统 计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等; 4.1.2公司其他各种经营性资料:董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报 项目资料、公司财产保险单证、车辆资料(保险、年检、牌照等及公司级会议纪要、各种 合作项目、 验资报告、 财务审计报告、 各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资 料、图片等等; 4.1.3各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯(状、牌、章 4.2 人力资源管理方面 4.2.1应聘的相关资料:包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证 书复印件、身份证复印件、员工档案等; 4.2.2与公司的各种协议:劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等 其他合同协议; 4.2.3 日常工作中产生的资料、证件:新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正 鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及 养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、年度绩效考评资料等; 4.2.4教育培训资料:包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果 及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证 书复印件等。 4.3. 技术质量方面 4.3.1各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等; 4.3.2 各种产品、项目的设计、试制的图样(包括外来图样 、产品标准和设计、工艺等技术 性文件; 4.3.3 各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等; 4.3.4专利申请、受理及证书等资料 4.4营销管理方面 销售合同、供货协议、物流单据、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用 户服务中所形成的文件资料, 客户来访申请表、报价单、客户回访、客户回单等资料 4.5物资采购方面 供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他 文件资料。 附件:档案接收备案登记表 档案借阅登记表 档案借阅登记表