复习课件会务接待标准.ppt

协调人 案例1：协调人不见了 案例2：会务人员新人－不认识 案例3：安排有变不更新 案例4：默认了软卧 综 管 办 …… 人力资源 行政后勤 市场部 承上启下、协调左右、联系内外 ?沟通协调能力强 ?协作意识好 ?应变能力强 ?认真负责、细心、耐心 优选 * 回执汇总 订房、接机、订票、订餐…… 抵达回执汇总 姓名 性别 机构 联系方式 抵达日期 航班/车次 起始地 抵达时间 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 返程回执汇总 姓名 性别 机构 联系方式 返程日期 航班/车次 起始地 起飞时间 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 优选 * 费用申报 项目 天数 数量 单价 合计 住宿费 行政单间 　 　 　 　 行政标间 　 　 　 　 交通费 　 　 　 　 会务资料 　 　 　 　 茶歇 　 　 　 　 餐费 11月26日晚餐 　 　 　 　 11月27日午餐 　 　 　 　 11月27日晚餐 　 　 　 　 其他 　 　 　 　 合计 　 优选 * 预订房间 依据回执订房间；交通因素--早到晚走 案例：房订1天-重新登记换房间 标间(到达顺序)；单间补差价 费用标准 看房间条件（味道，网络设备……） 案例1：房间无桌子网络远 案例2：搬（丽江） 宾馆提前订--同事身份证--拿房卡写姓名 案例1：到了等房间；12点退房--7点到--提前通知老师 案例2：同事身份证保密 领导楼层分开 案例：隔壁 房签-免费的矿泉水-水果 优选 * 设备、资料 条幅（室内、室外） 欢迎指示牌 桌签 会议议程、文具（一支笔几张纸即可） 案例：会务资料960元 录音录像设备（确保电力充足）、接线板 投影调试 会议室，桌椅摆放 ① 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排：横排法、竖排法、左右排列法。 优选 * 茶歇、订餐 茶歇-请保留超市小票 提前订餐订位 案例：火车过去无早饭，宾馆吃，人均标准 早到晚走 优选 * 中餐餐饮座次 主墙 主 1 客1 客2 主2 主3 客3 客4 主4 主5 秘书或助理 女主人 主桌 1#桌 2# 桌 3# 桌 4# 桌 优选 * 中餐桌次 ② ① ③ ① ② ③ ⑦ ⑤ ④ ⑥ ⑧ ④ ⑤ ④ ⑤ ② ① ③ ⑥ ⑦ 优选 * 接机/接站 降落前发短信 接机牌—新东方标 接多人--等（最好不要超过半个小时） 租车、打车 议程、讲座安排 优选 * 团队建设 提前踩点--订餐…… 行程路线--司机 优选 * 接待方案 提前发邮件 案例：讲座出发前，不知道自己是否有讲座，哪儿？受众？谁搭？ 优选 * 提交回执 按时完整提交 案例1：会开始了没到，会没结束走了 案例2：接--无信息 优选 * 提交报告、PPT 如何使加了图片的OFFICE文件变小 TIPS：PPT文件过大的解决办法（适用于所有OFFICE文件） PPT中由于包含很多图片，往往有几M甚至几十M，无法通过邮件发送。可以把PPT文件打开后，在任一图片上点右键，选择“显示图片工具栏”，然后点如下图1所示的压缩图片按钮。在出现的工作框里选择应用于“文档中的所有图片”和更改分辨率为“Web/屏幕”，然后选确定。这个操作可以大大压缩图片过多的PPT文件的大小。 优选 * 会务协调 提前订机票，订不到--订好了，请假不去 提前到会场--会前必须要做的基础性工作 案例：录音、电脑－答应－无；文具 优选 * 讲座 主持-讲座老师沟通 案例：介绍错误 订快餐 案例：没饭吃 协调车 案例：打车 串场--距离；讲座时间 案例：40分钟、公车 优选 * 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 优选 会务接待工作中注意事项与案例分析