时间管和日程安排.ppt

男领导 女领导 男秘书 女秘书 时间管理与日程安排 白本节要点 时间管理 台二、日程安排 台三、本节小结 台四、技能训练 真节点睛 时间管理的好坏直接 决定着秘书的工作效 率和工作前景,秘书 应学习先进的时间管 理理论,从而为自己 的个人发展奠定好良 好的基础。 案例分析 周一上班,秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作, 搞的手忙脚乱,临近下班时间,仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话,与对方联系你的上司下周四将与他约会的 事宜; 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份(8人,每 份10页)及会议日程表; 3、向人力资源部门写报告,申请今年的休假日; 4、复印一份将给某客户的答复信以备存,原件邮寄给对方; 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件; 6、布置下午要使用的会议室,准备茶水和咖啡 7、为上司预订周末去天津的火车票(北京出发); 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存,原件放置 文件传阅夹中个部门同事传阅; 9、在做这些事情的同时,她还接待了3位访客、接应电话等事宜。 时间管理 )时间管理的陷阱 (二)跨越时间陷阱 (三)ABCD时间管理法 (一)时间管理的陷阱 1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”—拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息 1猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是 哪里 没时间做计划 工作是程序化,规律化,根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 ÷“船到桥头自然直” 建立明确的目标并排列好先后顺序,制定出十 年以上的长期目标、五年时十年的中期目标 和一至五年需实现的短期目标。特别是每天 抽出一定时间列出一天计划。 2.不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报 复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 3.“反正时间还早”—拖延 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 今时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排 过多的时间,如果你给自己安排了充裕的时 间从事一项活动,你会放慢你的节奏以使用 掉所有分配的时间。